Je boodschap overbrengen zodat je publiek iets gaat doen, laten of nooit meer vergeten

Je bent gevraagd een presentatie te geven en hebt dit tot in de puntjes voorbereid. De slides zien er goed uit en je bent er helemaal klaar voor. Je gaat vol goede moed van start en de tijd vliegt voorbij. Na afloop gaat je publiek weer door en ook jij pakt je werk weer op. Wanneer je na een tijd terugdenk aan de presentatie, lijkt er weinig te zijn blijven hangen bij je publiek. Je boodschap overbrengen blijkt toch moeilijker dan je dacht.

It takes one hour of preparation for each minute of presentation time

Wayne Burgraff

Presentaties hebben vaak niet het gewenste resultaat en – spoiler alert – dat ligt zelden aan de PowerPoint skills van de spreker. Wat is dan wel de reden dat veel mensen moeite hebben hun verhaal over de bühne te krijgen? En wat kan je zelf doen om niet in deze valkuil te stappen? Wil je weten hoe jij jouw boodschap opbouwt en verwerkt door je hele presentatie, lees dan verder.

De 3 redenen om een presentatie te geven

Waarom geef je eigenlijk een presentatie? Uiteraard wil je met je presentatie een boodschap overbrengen. Maar wat is het doel van die boodschap? Dit doel kan inhoudelijk natuurlijk enorm uiteenlopen, maar uiteindelijk wil je met elke presentatie een verandering teweegbrengen. Deze verandering is op te delen in drie categorieën. Je wilt namelijk dat mensen iets:

• …gaan doen. Dit soort verandering gaat altijd over veranderen van het gedrag van mensen. Het is zaak anderen te motiveren en enthousiasmeren.
• …laten. Ook dit gaat over veranderen van mensen, maar hierbij wil je juist bepaald gedrag afleren.
• …nooit meer vergeten. Je wilt anderen iets leren dat ze de rest van hun leven moet bijblijven.

Een mooi voorbeeld van deze laatste categorie zijn de drie redenen – doen, laten, nooit meer vergeten – om een verhaal te vertellen. Dit heb ik enkele jaren geleden gehoord (tijdens een seminar van Remco Claassen) en sindsdien is het me bijgebleven.

If you don’t know what you want to achieve in your presentation your audience never will

Harvey Diamond

Je boodschap overbrengen: emotie en inhoud

Het klinkt als een open deur, maar dit gaat zo vaak fout. Voordat je aan een presentatie begint moet je voor jezelf het doel van de presentatie helder hebben. Geef je op eigen initiatief een presentatie, dan weet je als het goed is wel waarom je dat doet. Het komt ook voor dat je gevraagd wordt een presentatie te geven. Heb je in zo’n geval duidelijk welk doel je presentatie dient?

Stel je voor dat je de mensen uit je publiek na afloop van de presentatie bij de koffieautomaat tegenkomt. Wat wil je dat dan het antwoord op de volgende 2 vragen dan is:

• Wat vond je er van?
• Waar ging het over?

Dit is namelijk de kern van je boodschap; de emotie en de inhoud.

Wat vond je er van?

Deze vraag gaat over de emotie die je wilt overbrengen op je publiek. Wil je mensen inspireren, activeren, enthousiasmeren, overtuigen, ontroeren, en ga zo maar door. Dit heeft voornamelijk te maken met de vorm van je presentatie. Als je mensen wilt enthousiasmeren voor je idee, dan heeft de manier van presenteren daar veel meer invloed op dan de inhoud van je verhaal. Ben je weleens geënthousiasmeerd door iemand die er zelf duidelijk geen zin in had?

Als je je publiek wilt enthousiasmeren, dan hoop je bijvoorbeeld dat deelnemers na afloop bij de koffieautomaat vertellen welke nieuwe inzichten ze hebben opgedaan, dat ze die direct gaan toepassen en dat ze veel energie van je verhaal hebben gekregen. De bewoording verschilt natuurlijk per persoon, maar je snapt het idee.

Successful presentations are understandable, memorable, and emotional

Carmine Gallo

Waar ging het over?

De inhoud van je verhaal is de toelichting die je boodschap ondersteunt. Wat wil je dat je publiek achteraf meeneemt? Wat wil je dat ze gaan doen, laten of nooit meer vergeten?

Hier zit een heel belangrijke voorwaarde aan, namelijk dat dit 5 tot maximaal 7 verschillende dingen mogen zijn. We hebben namelijk de capaciteit om ongeveer 5 zaken te onthouden, de rest vergeten we snel weer. De grootste valkuil van sprekers is om te veel informatie in te korte tijd te zenden. Ook bij een presentatie van een uur zijn er dus 5 kernpunten die blijven hangen en de rest is aanvulling om te zorgen dat deze punten beter blijven hangen.

Remco Claassen, die ik al eerder noemde, beschrijft dit principe als sprekerspijn. Als spreker wil je heel veel informatie op je publiek overbrengen, maar uiteindelijk blijven er maar 5 dingen echt hangen. Je zal dus keuzes moeten maken welke 5 elementen het meeste bijdragen aan het overbrengen van je boodschap.

Sprekerspijn is niet alleen van toepassing op presentaties, maar bijvoorbeeld ook op dit artikel. Als jij als lezer onthoudt dat de boodschap bestaat uit 2 componenten (emotie en inhoud), dat je publiek ongeveer 5 verschillende dingen kan onthouden, dat de 3 redenen voor een presentatie iets doen, laten of nooit meer vergeten zijn en dat je jouw kernpunten moet herhalen (dit komt later in dit artikel aan bod), dan is de boodschap van dit artikel overgekomen.

You can have brilliant ideas, but if you can’t get them across, your ideas won’t get you anywhere

Lee Iacocca

Zorgen dat je boodschap beklijft

Je wilt je boodschap overbrengen, maar vervolgens wil je ook dat de kern daarvan blijft hangen bij je publiek. Hoe zorg je er voor dat je boodschap bij het publiek blijft hangen?

Door je kernpunten te herhalen, te visualiseren en te variëren beklijft je boodschap beter.

Herhalen

Hoe vaker je jouw kernpunten herhaalt, des te groter de kans dat ze bij je publiek binnenkomen. Sterker nog, uit jarenlang onderzoek is gebleken dat je je boodschap 5 tot 7 keer moet herhalen om hem bij je publiek te laten landen. Sommige mensen horen of registreren je boodschap pas nadat deze een aantal keer is langsgekomen. Dit komt omdat ze de eerste keer gaan nadenken wat dit voor impact op hen heeft, de volgende keer gaan ze associaties maken, daarna waren ze met hun gedachten ergens anders enzovoorts.

Het herhalen van je boodschap hoeft zich niet te beperken tot de duur van je presentatie. Grijp juist ook de momenten daarvoor en daarna aan om je boodschap over te brengen. Stuur je een agenda invite voor de presentatie, dan is dat de eerste mogelijkheid om je boodschap te laten landen. Ook bij het follow-up bericht na afloop van je presentatie kan je jouw boodschap herhalen.

Visualiseren

Mensen zijn visueel ingesteld: beelden blijven beter hangen dan woorden. Vervang waar mogelijk tekst in je presentatie voor afbeeldingen. Kies daarbij afbeeldingen die een bepaalde emotie oproepen (woede, angst, ongemak). Hoe sterker de emotie, hoe beter de afbeelding in de hoofden van je publiek blijft hangen.

Zet naast afbeeldingen ook je lichaam in. Door zowel woorden als gebaren te gebruiken versterk je jouw boodschap. Dit kan je ook heel goed voorbereiden. Ga je een presentatie geven over een enorme kans die jij hebt gezien in de markt, hoe ga je dat dan uitbeelden? Je zou met een groot gebaar je handen heel ver uit elkaar kunnen houden wanneer je het over deze grote kans hebt. Door de kans in woord en beeld te beschrijven slaan je hersenen dit makkelijker op.

Het kan best lastig zijn om tijdens het presenteren ook te letten op het uitbeelden van wat je vertelt. Mijn tip daarbij is om te starten met één of twee dingen die je wilt uitbeelden. Als je die onder de knie hebt, dan kan je een nieuw gebaar toevoegen. Zo werk je aan een soort bibliotheek waar je veel profijt van zal hebben in latere presentaties.

Heb je moeite een gebaar bij je presentatie te vinden? Alle begin is moeilijk, maar iedereen kan dit leren. Ook jij bent weleens enorm enthousiast of juist heel boos en wat doe je dan? Precies, je gaat wild gebaren om je boodschap kracht bij te zetten. Kom je er niet uit, schreeuw dan het woord en onderzoek zo welk gebaar daarbij past. Een andere inspiratiebron zijn cabaretiers, omdat zij erg goed zijn in het gebruik van hun lichaam. Tenslotte zijn er op YouTube natuurlijk ook prachtige voorbeelden van mime te vinden die je ook in je presentatie kan gebruiken.

Variëren

Herhalen van je boodschap is nodig om te zorgen dat je publiek je kernpunten ook hoort. Als je echter 7 keer exact hetzelfde zegt, dan haken mensen af. Zorg dus dat je varieert. Kies andere bewoording voor je boodschap. Gebruik verschillende voorbeelden ter illustratie. Wat voor de één een aansprekend verhaal is, vindt een ander oersaai.

Daarnaast kan je ook variëren in de vorm van communicatie die je gebruikt: woorden, afbeeldingen, een video, een persoonlijk verhaal of je laat de deelnemers een proef doen waarmee ze de theorie zelf ervaren. Deze laatste optie is niet altijd mogelijk, maar wanneer het kan is dit een heel effectieve manier om je boodschap op te slaan in de hoofden van je publiek.

Je boodschap overbrengen in 5 stappen

Je boodschap moet altijd het startpunt zijn voordat je aan de slag gaat met je presentatie. Volg de volgende vijf stappen om je boodschap helder te krijgen en je kernpunten op je publiek over te brengen.

1. Bepaal wat je met je boodschap wilt bereiken.
   Wil je dat mensen iets gaan doen, laten of nooit meer vergeten?
2. Welke emotie wil je het publiek meegeven?
   Wat moet het antwoord zijn op de vraag Wat vond je er van?
3. Welke 5 tot 7 punten moeten bij je publiek blijven hangen?
   Wat is het antwoord op de vraag Waar ging het over?
4. Herhaal je boodschap en varieer in de manier van communiceren van je 5 kernpunten
5. Bereid je mime voor
   Gebruik waar mogelijk afbeeldingen in plaats van woorden en zet je lichaam in om je boodschap kracht bij te zetten.

All the great speakers were bad speakers at first

Ralph Waldo Emerson