Een overtuigend verhaal met The Pyramid Principle

Als je iets gedaan wilt krijgen, dan zal je jouw boodschap over de bühne moeten zien te brengen. Hier zitten twee aspecten aan, namelijk wat vertel je en hoe breng je het. Dit artikel helpt je met de eerste van deze twee aspecten, namelijk het duidelijk structureren van wat je verteld. Met The Pyramid Principle bouw je jouw verhaal zo op dat er geen speld tussen te krijgen is.

Storytelling is the most powerful way to put ideas into the world today

Robert McKee

The Pyramid Principle wordt vaak aangedragen als dé manier om je presentatie op te bouwen. Maar het is zo veel meer dan dat. Het is een denkwijze die, wanneer je het breder toepast, jouw en je collega’s niet alleen veel tijd kan besparen, maar waarmee je ook veel duidelijker communiceert over je verwachtingen en de kern van je boodschap.

Maar ík heb dit toch niet nodig?

Want ik werk als automonteur, ik ben nog maar net in dienst of ik hoef nooit een verhaal te vertellen. Ik snap waarom je er zo tegenaan kijkt, maar dit is geen reden om je hier niet in te verdiepen. Vroeg of laat komt er een moment dat je een verandering wilt doorvoeren of iets gedaan wilt krijgen. De juiste structuur aan de hand van The Pyramid Principle kan het verschil maken tussen wel of niet je zin krijgen, zorgen dat anderen je begrijpen of zelfs het wel of niet krijgen van een promotie. Je kan de allerbeste oplossing hebben, maar als je anderen daarvan niet kan overtuigen en je ze niet kan enthousiasmeren, dan heeft je oplossing geen waarde. Kortom, als je een verandering wilt realiseren, persoonlijk of professioneel, dan is dit de manier om je verhaal op te bouwen.

Information is not knowledge

Albert Einstein

De basis van The Pyramid Principle

The Pyramid Principle kent grofweg 5 lagen, zoals te zien in de onderstaande figuur. Deze lagen zijn:

• De situatie. Wat is er aan de hand?
• De confrontatie. Waarom levert dat nu een uitdaging of kans op?
• De boodschap is wat je over de situatie en confrontatie wilt communiceren.
• De verhaallijnen onderbouwen je boodschap op hoofdlijnen.
• De onderbouwing licht de verhaallijnen van je boodschap in meer detail toe.

Elk van deze lagen licht ik hieronder toe in de volgorde waarin je deze lagen afwerkt bij het opstellen van je verhaal. Let er op dat deze volgorde niet dezelfde is als de volgorde van je uiteindelijke verhaal. De volgorde van je verhaal is namelijk van bovenaan de piramide naar beneden en van links naar rechts. Ga je aan de slag met The Pyramid Principle, gebruik de piramide dan als storyboard voor je presentatie. De uitspraken in je storyboard vormen de titels van de verschillende slides.

De boodschap

The Pyramid Principle start met één ogenschijnlijk simpele vraag, namelijk: Wat is je boodschap voor het publiek?

De vraag lijkt eenvoudig, maar het zal je verbazen hoe vaak de tijd en aandacht van anderen wordt opgeëist zonder duidelijke reden. Vraag eens aan een collega die een presentatie gaat geven wat hij wil bereiken. Grote kans dat hij je glazig aankijkt of met een wollig antwoord komt. Als je in een professionele omgeving iemands waardevolle tijd en aandacht wilt hebben, zorg dan dat je voor jezelf duidelijk hebt waarom je dat wilt.

Zelf loop ik hier nog weleens tegenaan wanneer ik een presentatie voorbereid. Ik weet dat de presentatie die ik ga geven de moeite waard is, maar toch heb ik moeite op te schrijven waarom. Stel hier voor jezelf een grens: als je niet op papier kan zetten wat het doel van je presentatie is, geef hem dan niet. Je hebt nog huiswerk te doen.

‘Informeren’ is hierbij geen geldig doel voor je presentatie. Als je anderen slechts wilt informeren, stuur ze dan een bericht dat ze kunnen lezen wanneer het hen uitkomt. Het kan best zijn dat je informatie wilt overbrengen om collega’s te betrekken bij je plan. Je doel is dan bijvoorbeeld collega’s enthousiasmeren over onze nieuwe visie. Je bijbehorende boodschap kan iets zijn als Met onze nieuwe visie en roadmap blijven we de concurrentie voor.

Stap 1 is dus opschrijven wat je met je presentatie wilt bereiken. Dit is de moeilijkste en tevens belangrijkste stap, dus besteed hier voldoende aandacht aan. Ben je tevreden, schrijf je boodschap dan als een uitspraak op in het midden van de piramide.

De situatie

Heb je de boodschap in een zin helder opgeschreven dan kan je door met het beschrijven van de situatie. De situatie is een neutrale voorstelling van zaken waarin je publiek zich herkent. Het geeft de context weer waarin je verhaal zich afspeelt. Een goede situatiebeschrijving heeft weinig toelichting nodig en geeft de context van de boodschap helder weer.

Zorg er dus voor dat je weet wie je publiek is. Als je weet hoe zij tegen het onderwerp aan kijken dan helpt dat enorm.

Je wilt deze mensen meenemen op een reis door je verhaal en de situatie is het eerste dat ze van je verhaal meekrijgen. Het is dus van groot belang de situatie vanuit hun perspectief neer te zetten. Dit moet een neutrale opzet zijn, waarmee ze het niet eens of oneens kunnen zijn. Nogmaals, je wilt ze meenemen op reis, maar daarvoor moet je publiek wel eerst aan boord zijn. Wees er scherp op dat je hier geen meningen in verwerkt.

De situatie is een statement waar je het niet mee oneens kan zijn. Heb je de context van je boodschap goed omschreven, noteer deze dan in de bovenste trede van de piramide.

De confrontatie

Na de situatie volgt de confrontatie. Hiermee krijg je jouw toehoorders op het puntje van hun stoel. Het geeft namelijk aan waarom ze nu actie moeten ondernemen. Het schetst de uitdaging of kans die op dit moment relevant is.

De confrontatie volgt uit de situatie en is een logische inleiding voor je boodschap, die hierna komt in de verhaallijn. Maak hierbij niet alleen duidelijk waarom je voorstel van belang is, maar juist ook waarom dit nu het geval is. Je publiek heeft waarschijnlijk een scala aan dringende en belangrijke zaken te doen. Waarom is dit het belangrijkste en kan het niet wachten tot volgende week, volgende maand of volgend jaar?

Noteer de confrontatie op de tweede trede van de piramide.

Verhaallijnen en onderbouwing

De verhaallijnen vormen de onderbouwing van je boodschap. Met andere woorden, hoe ben je tot de uitspraak die je boodschap vormt gekomen? Je hebt bij het benoemen van je boodschap aangegeven wat het einddoel van de reis door je verhaal is. Nu neem je het publiek mee op de daadwerkelijke reis naar die bestemming.

Toets of je verhaallijnen een logische opbouw hebben. Ook moeten de verhaallijnen op zichzelf staan en niet overlappen. Daarbij moeten ze gezamenlijk de volledige boodschap wel onderbouwen.  De methode die je hiervoor kan toepassen staat bekend als het MECE-principe, wat staat voor mutually exclusive, collectively exhaustive.

De onderbouwing in de laatste trede van de piramide vormt de detailuitwerking van je boodschap. Dit kunnen resultaten van onderzoeken, grafieken, tabellen en andere vormen van onderbouwing zijn. Het zijn de details die je verhaal ondersteunen.

Inside each of us is a natural-born storyteller, waiting to be released

Robin Moore

Je verhaal opbouwen met The Pyramid Principle: een voorbeeld

The Pyramid Principle wordt het meest tastbaar aan de hand van een voorbeeld. Stel dat je van mening bent dat er binnen je organisatie meer budget voor studies en opleidingen moet komen. Je krijgt de kans je plan bij het management team te presenteren. Hoe zou je dat normaliter aanpakken?

Waarschijnlijk gaat je verhaal ongeveer als volgt: “We zien dat veel van onze collega’s onvoldoende tijd besteden aan persoonlijke ontwikkeling. Een van de redenen daarvoor is dat het opleidingsbudget erg beperkt is. Daarbij is het ook onduidelijk wat precies de regels voor het besteden van het budget zijn.” Na nog meer toelichting en details komt uiteindelijk de boodschap: “We willen meer opleidingsbudget.”

Je laat je publiek wachten tot het einde van de presentatie om aan te geven wat je wilt. Vaak zie je ongeveer de volgende opbouw. Eerst wordt de situatie toegelicht (dit is er aan de hand), gevolgd door een onderbouwing (hier komt het door). Daarna volgt de oplossing (een deel van de boodschap), met tenslotte de manier om de oplossing te implementeren of de te nemen vervolgstappen (het andere deel van de boodschap). Dat kan beter!

Hoe zou dit er uit zijn als we The Pyramid Principle toepassen?

De boodschap: meer opleidingsbudget

Maak je boodschap zo concreet mogelijk. Met andere woorden, hoeveel extra budget wil je vragen en waarom wil je dat? Noteer in het midden van de piramide: Door het opleidingsbudget met 30% te verhogen bieden we marktconforme arbeidsvoorwaarden waardoor de uitstroom aanzienlijk afneemt.

Als je gebruik maakt van slides, dan zie je dat de slide titels aanzienlijk langer worden. Dit is een logisch gevolg van het gebruik van The Pyramid Principle. Als het je helpt, bedenk dan maar dat je boodschap op elke slide meteen duidelijk is en je dus minder tekst op de slide zelf nodig hebt.

In zijn algemeenheid geldt dat je maximaal één boodschap per slide gebruikt. Zorg daarbij dat de titel een statement is en geen vraag of thema.

Een voorbeeld van een statement is Het aanbod van verse fruit en groenten in de bedrijfskantine is onvoldoende. Zie hoeveel krachtiger dit is dan een vraag Meer groente en fruit in de bedrijfskantine? of een thema Groente en fruit in de bedrijfskantine.

De situatie: ontevreden medewerkers

Denk er aan dat je hier een neutrale situatie schets, waarin je publiek zich herkent. Als je zegt: Onze medewerkers zijn ontevreden en dat komt doordat het opleidingsbudget te laag is, dan kan er iemand in je publiek opmerken dat binnen zijn team mensen juist heel tevreden zijn. Vervolgens barst er een discussie los en de mogelijkheid je plan toe te lichten gaat in rook op.

Een betere situatieschets zou zijn: Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek blijkt dat 80% van de medewerkers ontevreden is met de hoogte van het opleidingsbudget. Omdat dit een feit uit een onderzoek is, zal hierover geen (of in ieder geval veel minder) discussie zijn. Daarbij mag je er vanuit gaan dat iedereen binnen het management op de hoogte is van de uitkomsten van dit onderzoek.

De confrontatie: medewerkers vertrekken naar de concurrentie

Waarom is het een probleem dat de medewerkers ontevreden zijn over het opleidingsbudget? Er zijn vele antwoorden te geven op deze vraag, dus je moet één invalshoek kiezen. Kijk naar je boodschap en zorg dat je confrontatie daarbij aansluit.

In dit voorbeeld kan het zijn dat je collega’s gaan achterlopen qua kennis, de effectiviteit in het bedrijf afneemt of collega’s naar de concurrentie vertrekken. Deze laatste confrontatie sluit het beste aan bij de boodschap die we willen overbrengen.

De confrontatie wordt: De uitstroom van medewerkers naar concurrenten is het afgelopen half jaar met 50% toegenomen. Je confrontatie vormt zo de brug tussen de situatie en je boodschap.

De verhaallijnen en onderbouwing

In dit voorbeeld zal ik één verhaallijn met één onderbouwing uitwerken. De aanpak voor andere verhaallijnen is hetzelfde, waarbij je op moet letten dat de verhaallijnen gezamenlijk je boodschap verkondigen.

In de boodschap stellen we onder andere dat de arbeidsvoorwaarden niet competitief zijn. Laten we dat als eerste verhaallijn nemen. Gesteld als uitdrukking wordt dit: Onze arbeidsvoorwaarden zijn niet competitief in de markt. Dit schrijven we links in de piramide op de een na onderste trede op.

In de onderbouwing daaronder kunnen we resultaten van marktonderzoek toevoegen. Let op dat je ook hierbij uitdrukkingen opschrijft en geen vragen of thema’s. Een onderbouwing zou dus kunnen zijn: Ons arbeidsvoorwaardenpakket heeft gemiddeld 20% minder waarde dan dat van onze 3 grootste concurrenten. In de slide zelf kan je vervolgens het onderzoek van een onafhankelijk bureau aanhalen waaruit dit blijkt.

Het verhaal samengevat

In de voorgaande stappen hebben we de verhaallijn uitgewerkt, waarmee we tot onderstaande piramide zijn gekomen.

Loop de verhaallijn van de piramide door van boven naar beneden. Is dit een logisch verhaal?

Vergelijk het nu eens met de opzet zoals die vaak gekozen wordt en die staat beschreven aan het begin van dit voorbeeld. Het grote verschil is dat je als toehoorder direct weet waarom je naar dit verhaal luistert. Daarbij kan je de details plaatsen in het grotere geheel.

Gebruik The Pyramid Principle niet alleen bij presentaties

Het voorbeeld hierboven laat goed zien wat de toegevoegde waarde van The Pyramid Principle is bij het structuren van een presentatie en verwachtingen expliciet te maken. Daar houdt het echter niet op! In de basis helpt deze denkwijze je bij het komen tot de kern van je verhaal. Het overbrengen van je boodschap beperkt zich daarbij niet tot presentaties, maar heeft betrekking op al je communicatie.

Neem als voorbeeld het opstellen van een e-mail. Hoe vaak krijg je een bericht met honderden woorden, waarbij de kern van de boodschap verborgen is in een brei van woorden? Vaak heeft zo’n bericht een volgende opbouw:

Beste Lennart,
  
Hoe gaat het met je? Zoals je weet zijn we al een tijdje bezig om een nieuwe dienst in het leven te roepen, maar daarbij hebben we wat moeite om de juiste acties te definiëren. Het lijkt me goed als we hierover een korte call plannen. Zelf kan ik deze week alleen nog op donderdagmiddag, maar dan kan Jan niet. Maandag zouden Jan en ik wel beiden beschikbaar zijn. Kan jij misschien maandagmiddag tijd maken voor een afspraak?
  
 Groet,
 Je collega 

Als we hetzelfde verzoek opbouwen volgens The Pyramid Principle, dan wordt het meteen een stuk overzichtelijker. Hierbij is de opbouw situatie, confrontatie en boodschap vaak in de eerste zin te vangen. De situatie is vaak al bekend en een confrontatie is meestal ook niet noodzakelijk.

Beste Lennart,
  
Heb jij maandagmiddag om 14 uur een half uur tijd voor mij en Jan om de vervolgacties voor de lancering van dienst X te bepalen?
Jan en ik komen er samen niet uit en maandagmiddag is het eerste moment dat voor ons beiden beschikbaar is.
  
Groet,
Je collega 

Gebruik de onderwerpregel om direct duidelijk te maken wat het doel van je bericht is. In dit geval kan je onderwerp Heb je maandag om 14 uur tijd voor een afspraak? zijn.

Met name het gebruik van de onderwerpregel vind ik erg krachtig. Door dit op de juiste manier toe te passen valt jouw bericht op in de inbox van de ontvanger. Daarbij is de kans op een snelle reactie dus ook veel groter.

Bij een informatief bedoeld bericht start ik de onderwerpregel met ter info:, zodat de ontvanger ziet dat het bericht niet urgent is.

The Pyramid Principle in het kort

In het kort is The Pyramid Principle, geheel in The Pyramid Principle stijl, als volgt samen te vatten:

• Situatie: Je wilt de effectiviteit van je presentaties verhogen. Hierover kan je discussiëren, maar je hebt het hele artikel al tot hier gelezen, dus ik durf deze uitspraak wel te doen 😉
• Confrontatie: Als je je niet verdiept in The Pyramid Principle, dan komen je goede ideeën nooit tot uitvoer.
• Boodschap: Bouw jouw verhaal op aan de hand van The Pyramid Principle en je realiseert de verandering die je voor ogen hebt.
• Verhaallijnen:
  • Bepaal je boodschap en je publiek
  • Schets de situatie
  • Beschrijf waarom dit een uitdaging of kans is (de confrontatie)
  • Werk de verhaallijnen uit
  • Geef waar nodig onderbouwing
  • The Pyramid Principle is voor meer dan alleen presentaties in te zetten

Zoals je ziet heb ik de onderbouwing van de verhaallijnen achterwege gelaten.

Pas je dit principe voor het eerst toe, dan zal je vaak denken: ja, maar dit principe werkt niet bij deze presentatie. Dat gevoel heb ik ook gehad. Daarbij heb ik vaak de pijnlijke conclusie moeten trekken dat het doel van mijn presentatie onvoldoende duidelijk was. Blijf dus kritisch op je eigen werk en als je boodschap of publiek niet duidelijk is, doe dan eerst je verdere huiswerk.

Een laatste tip: werk je piramide eerst uit op papier en pak PowerPoint (als je dat überhaupt wilt gebruiken) er pas bij als je piramide helemaal af is. Dit is lastiger dan je denkt, maar uiteindelijk bespaar je hiermee tijd!

No amount of evidence will ever persuade an idiot

Mark Twain