Wanneer je start in een nieuwe baan dan komt er veel op je af: een nieuwe werkplek, andere collega’s en allerlei systemen die je moet leren kennen. Hoe zorg je dan dat je direct een goede start hebt?
Start changing yourself if you want to change the life around you.
Mahatma Ghandi
Afgelopen week startte ik met een nieuwe baan. Een mooi moment om de basis voor een productieve werkdag op een rijtje te zetten. Deze basis heb ik onderverdeeld in 6 stappen:
- Je agenda
- Je e-mail
- Je notities
- Je taken
- Je telefoon
- Overige zaken
Een nieuwe baan is natuurlijk een mooi moment om met een frisse blik aan het werk te gaan, maar ook als je al langer op dezelfde plek dan helpen de tips in dit artikel je effectiever met je tijd om te gaan.
1. Je agenda
Je agenda geeft richting aan je dag. Als je niet oppast dan is hij zo volgeboekt met prioriteiten van anderen. Hoe ziet een effectieve planning er uit?
Dagelijkse afspraken
De standaardtaken die ik elke dag in mijn agenda heb staan zie je in de afbeelding hieronder.
- Ben ik nu productief?
Twee keer per dan een reminder “Ben ik nu productief of actief?”. Deze vraag kan je helpen beseffen dat je het werk dat je eigenlijk zou moeten doen ontwijkt. - E-mail verwerken
Twee keer per dag e-mail. E-mail is een fantastisch asynchroon communicatiemiddel, waarvoor ik 2 keer per dag tijd reserveer. Daarover later in dit artikel meer. - Onvoorzien
Hoe vaak loopt jouw dag precies zoals gepland? Inderdaad, nooit. Dan kan je daar maar beter rekening mee houden. Dagelijks reserveer ik 30 minuten voor werk dat tussendoor komt. - Lunch
Doe dit niet achter je toetsenbord, maar loop een stukje, het liefst buiten. - Evaluatie
Tegen het einde van de werkdag evalueer ik mijn dag. Daarbij stel ik mezelf de volgende vragen, met als doel continu te leren en verbeteren:- Heb ik mijn doelen voor vandaag gehaald? Waarom wel/niet?
- Gaf vandaag energie of kostte het energie? Waarom?
- Wat ga ik morgen anders doen?
- Welke 3 doelen ga ik morgen behalen?
- Have I caught >=3 people doing right today?
- Wat heb ik vandaag geleerd?
Behaalde mijlpalen verwerk ik hierbij in mijn notities.
Andere terugkerende afspraken
Afspraken die niet dagelijks, maar met een lagere frequentie terugkomen, zijn:
- Weekplanning
Wekelijks reserveer ik op donderdagmiddag 45 minuten om mijn volgende week te plannen. Daarbij doorloop ik de volgende stappen:- Bekijk de missie, visie en doelen van het bedrijf en jezelf.
- Plan de grote brokken die nodig zijn om je doelen te behalen als eerste.
- Vul dit aan met taken uit de Someday/Maybe folder. (Hierover verderop meer)
- GYLIO dag
Eén dag per kwartaal heb ik een Get Your Life In Order dag gepland. Dat is in feite een grote schoonmaak, waarbij je zaken als aantekeningen, taken en e-mails opruimt, zodat je weer een goed overzicht hebt van wat er speelt en waar je aandacht aan moet besteden.
Agenda’s samenvoegen
Importeer je persoonlijke agenda in je werkagenda, zodat je al je afspraken in één overzicht hebt. Zo voorkom je dubbele afspraken en het scheelt een hoop schakelen tussen schermen en systemen.
2. Je e-mail
Zoals je hebt gezien verwerk ik mijn e-mail twee keer per dag. E-mail is per definitie niet urgent en het verwerken daarvan is veel efficiënter wanneer je niet direct op elk bericht reageert. Als je boodschappen doet dan ga je toch ook niet voor elk los product op en neer naar de supermarkt?
Mijn aanpak voor verwerken van e-mail, maken van notities en afronden van taken is gebaseerd op de Getting Things Done methode. Als je hier nog niet bekend mee bent, dan kan ik je het boek van David Allen sterk aanbevelen.
Inbox zero
Werk je op basis van inbox zero, maak dan de mappen aan die je hieronder in de afbeelding ziet staan. Wil je inbox zero niet proberen (een gemiste kans!), maak dan in ieder geval een ‘Waiting for’ folder aan. Daarin plaats je alle berichten die op opvolging wachten. Eens per week ga je daar doorheen en de rest van de week heb je er geen omkijken meer naar.
Wil je meer weten over deze categorieën en hoe je ze gebruikt? Die informatie vind je hier.
Functies en sneltoetsen
Werk je met inbox zero, kies je instellingen dan zo dat na het verwerken van het huidige bericht het volgende bericht direct opent. Er is geen reden om na elk bericht je hele inbox weer te bekijken, want je verwerkt berichten op basis van het moment waarop ze zijn binnengekomen. Zoek ook de sneltoetsen uit voor bijvoorbeeld het verwijderen of verplaatsen van een bericht.
Sowieso is het handig alvast je e-mailhandtekening in te stellen. Dat ziet er niet alleen professioneel uit, het scheelt je ook handmatig werk bij elk bericht dat je typt. Na enkele maanden kan je ook overwegen e-mail templates te maken voor veelvoorkomende antwoorden op berichten.
We do not rise to the level of our goals. We fall to the level of our systems.
James Clear
3. Je notities
Ook bij het opslaan van je aantekeningen biedt de eerder beschreven mappenstructuur uitkomst. Zelf gebruik ik OneNote voor mijn aantekeningen, maar de hieronder beschreven opzet werkt ook als je Evernote, Notion of een andere app gebruikt.
Maak onderstaande notitieblokken aan:
- Projects. Dit is voor taken die langere tijd duren en meerdere subtaken bevatten
- Reference. Voor informatie die je op een later moment beschikbaar wilt hebben. Zelf heb ik deze map onderverdeeld in verschillende submappen. Mijn ervaring is namelijk dat alle informatie in één tabblad plaatsen het overzicht niet ten goede komt.
- Someday/Maybe. Voor interessante zaken die geen prioriteit hebben.
Binnen deze hoofdmappen kan je vervolgens tabbladen aanmaken om informatie logisch te ordenen. Zo ziet dat er na mijn eerste week werken bij mij uit:
Zoals je ziet gebruik ik emoji voor de titel van elk tabblad. Je kan beelden namelijk makkelijker verwerken dan tekst, waardoor je de juiste informatie sneller vindt.
Tenslotte heb ik een tabblad aangemaakt dat ik voorheen niet had. We zijn over het algemeen gericht op de toekomst en staan zelden stil bij de prestaties die we al hebben behaald. Daarom heb ik het tabblad wins/milestones aangemaakt. Hierin noteer ik mijlpalen die ik persoonlijk of qua werk heb behaald. Het stilstaan bij deze mijlpalen zit ook verwerkt in mijn dagelijkse evaluatie.
4. Je taken
Effectief omgaan met je takenlijst heeft tegenwoordig weinig meer te maken met het vinden van de beste app. Typ “to do” in bij je favoriete zoekmachine en je wordt overladen met mogelijkheden. Dat is ook meteen het probleem: we blijven zoeken naar de volgende magische app die wel werkt. Zou het misschien aan onszelf liggen dat we niet gedaan krijgen wat we zouden willen?
De uitdaging zit hem in de benodigde discipline om één systeem te kiezen en daaraan vast te houden. Zo heb ik bij mijn nieuwe baan gekozen voor Google tasks. Dit is geen geavanceerde takenlijst en biedt eigenlijk weinig meer functionaliteit dan een simpele opsomming. De reden dat ik hier toch voor heb gekozen is dat ik een Google werkplek heb gekregen en de integratie van de takenlijst en mijn e-mail dan goed werkt.
5. Je telefoon
Je telefoon is tegenwoordig in veel kantoorbanen onmisbaar. Als je net als ik een telefoon via je werkgever ontvangt, dan wil je natuurlijk dat die direct werkt zoals je dat gewend bent. Gelukkig werkt het overzetten van je data tegenwoordig heel soepel als je hetzelfde besturingssysteem (in mijn geval iOS) gebruikt als van je oude toestel. Al je apps en data zijn dan gelijk beschikbaar op je nieuwe toestel.
Hou in ieder geval rekening met de volgende zaken die je nog wel zelf moet regelen:
- Test of je authenticator apps werken. Heel vervelend als je op zoek moet naar je back-up codes wanneer je je favoriete applicaties wilt gebruiken.
- Bij veel apps zal je opnieuw moeten inloggen. Doe dat direct, zodat je daar geen last van hebt wanneer je de app wilt gebruiken.
- Leer je nieuwe telefoonnummer zo snel mogelijk uit je hoofd. Heel vervelend als je telkens je eigen nummer moet opzoeken als je het aan iemand wilt geven. Stel ook gelijk je voicemail in.
- Had je applimieten ingesteld om je schermtijd te verminderen? Deze zal je op je nieuwe toestel opnieuw moeten instellen.
6. Overige zaken
Tenslotte zijn er nog enkele kleinere zaken die de start van je nieuwe baan nog soepeler maken.
Je collega’s
Leer zo snel mogelijk de namen van je nieuwe collega’s kennen. Zij zijn de sleutel tot succes in je nieuwe baan en hun namen onthouden is minder moeilijk dan je denkt. Spreek je je nieuwe collega’s en leer je ze beter kennen, noteer dan enkele van hun interesses en kenmerken. Dit helpt effectief met ze samen te werken.
Gebruik een wachtwoordkluis
De hoeveelheid systemen waarvoor je een gebruikersnaam en wachtwoord nodig hebt is aanzienlijk. Dan heb je 2 opties:
- Je gebruikt op meerdere plekken hetzelfde wachtwoord. Lekker makkelijk, totdat iemand je wachtwoord kent.
- Je gebruikt een wachtwoordkluis. Overal unieke wachtwoorden waarmee je zelf alleen nog een sterk hoofdwachtwoord nodig hebt.
Ik gebruik op dit moment Lastpass, maar overweeg over te stappen naar Bitwarden.
Wat ik heb geleerd en aangepast na een week in mijn nieuwe baan
Zoals Helmuth von Moltke ruim 150 jaar geleden al schreef:
No plan survives first contact with the enemy
Helmut van Moltke
Leuk dus, zo’n voorbereiding bij een nieuwe baan, maar wat werkte niet, of anders dan ik had verwacht?
Na deze eerste week is mijn belangrijkste les dat veel van de eerdergenoemde systemen met name nodig zijn in grote organisaties. Mijn nieuwe bedrijf bestaat uit slechts enkele medewerkers. Daardoor is een stortvloed aan vergaderingen, e-mails en onvoorziene zaken niet of in veel mindere mate aan de orde is. Als voorbeeld: twee keer per dag verwerken van mijn e-mail is niet nodig, simpelweg omdat er niet zoveel berichten binnenkomen.
In plaats daarvan ligt de nadruk op face-to-face afstemming en communicatie via direct messaging tools als Slack. Ik troost mezelf met de gedachte dat mijn systemen future proof zijn 🙂
Als jij binnenkort met een nieuwe baan start, dan is het verstandig op basis van de grootte van de organisatie een inschatting te maken van de noodzaak van verschillende systemen.