Ik dacht dat ik een effectieve takenlijst had, tot ik dit boek las…

Ben je regelmatig het overzicht kwijt van alles wat je moet doen? Voel je je overladen met werk en weet je niet waar je moet beginnen? Heb je alle apps voor het maken van een to do lijst al geprobeerd, maar ben je nog niet tot een effectieve takenlijst gekomen?

Je bent niet de enige.

Het is eigenlijk heel vreemd dat we de manier waarop we ons werk organiseren zelf moeten uitzoeken. Aangezien iedereen hiermee te maken heeft, zouden in ieder geval de basisprincipes toch op school moeten worden bijgebracht? In plaats daarvan laten we iedereen maar een beetje aanmodderen en dat is terug te zien op de werkvloer. Veel mensen hebben moeite het overzicht in hun werk te bewaren en hun takenlijst – als ze die al hebben – is een puinhoop.

Afgelopen zomer las ik een boek dat mijn productiviteit een enorme boost heeft gegeven. Deze inzichten om tot een (nog) effectievere takenlijst te komen deel ik graag met je.

Do not pray for tasks equal to your powers. Pray for powers equal to your tasks.

Phillips Brooks

Het boek dat mijn productiviteit een boost gaf

Ik was van mening dat ik mijn taken goed op orde had, totdat ik afgelopen zomer het boek Getting Things Done van David Allen las. Dit boek is een klassieker op het gebied van productiviteit. Het bevat ontzettend veel praktische tips om je werk te vergemakkelijken. Na het lezen van het boek heb ik direct een aantal veranderingen doorgevoerd, waarvan ik er een aantal in dit artikel met je deel. Het gaat hier specifiek om veranderingen in mijn manier van werken met een effectieve takenlijst (of eigenlijk takenlijsten). Dit pas ik zowel privé als professioneel toe. Veel informatie in dit artikel is dus gebaseerd op de methoden uit het boek van David Allen, dat ik ten zeerste kan aanraden.

Waarom het bijhouden van taken belangrijk is

Als je al je taken eenvoudig in je geheugen kan bijhouden zonder ooit iets te missen, dan is het tijd om eens een kijkje buiten je comfortzone te nemen. Heb je werk dat je uitdaagt, dan zal je de behoefte aan overzicht herkennen. Maar wat levert een effectieve takenlijst je nou eigenlijk op?

Het belangrijkste dat je hiermee realiseert is rust in je hoofd. Als je taken de hele dag door je hoofd spoken, dan is het lastig werk gedaan te krijgen. Je hebt continu het gevoel onvoldoende grip te hebben en geleefd te worden. Alleen al het opschrijven van je taken vanuit je hoofd op papier kan een gevoel van rust in je hoofd creëren. Dit komt onder andere omdat dezelfde taken meermaals opkomen in je gedachten. Dat vergroot het gevoel van stress en onmacht. Erger nog is het wanneer je hier ook ’s nachts van wakker ligt.

Een nog belangrijkere reden om een effectieve takenlijst te maken is dat je hersenen de capaciteit hebben om op prachtige ideeën te komen. Als je je hersencapaciteit daarnaast ook gebruikt om al deze ideeën te onthouden, dan verminder je daarmee de capaciteit voor de ontwikkeling van nieuwe inzichten. Wil je creatiever zijn, maak daar dan ruimte voor in je hoofd. David Allen zelf heeft dit treffend omschreven:

Your mind is for having ideas, not holding them

David Allen

5 tips voor een effectieve takenlijst

Op basis van de Getting Things Done methode heb ik 5 belangrijke stappen gedefinieerd om tot een effectieve takenlijst te komen.

1. Schrijf je taken op

Hierover kunnen we kort zijn. Je moet je taken opschrijven, fysiek of digitaal. Dit geeft rust in je hoofd. Daarnaast zorgt opschrijven van een taak er voor dat je hem concreet maakt. Pas dan kom je er achter of je echt weet wat er moet gebeuren, of toch onvoldoende informatie hebt om de taak uit te voeren.

2. Hou je taken op één centrale plek bij

Je kan je takenlijst op papier bijhouden, of dit in digitale vorm in een notitieblok of specifieke app doen. Hier zijn honderden, zo niet duizenden apps voor beschikbaar. En misschien is dat wel het probleem. Je moet blind kunnen vertrouwen op je systeem. Als je in verschillende apps en op losse blaadjes gaat bijhouden wat je moet doen, dan wordt het lastig het overzicht te bewaren.

Je moet blind kunnen vertrouwen op je systeem

Toegang tot de plek waar je jouw taken noteert moet laagdrempelig en toegankelijk zijn. Het bijwerken van je takenlijst moet eenvoudig zijn. Duurt het langer dan 60 seconden om een taak te verwerken dan ga je een snellere manier vinden. De ervaring leert dat als er een eenvoudigere, leukere of snellere manier is om iets te doen, die manier ook gebruikt wordt. Het gevolg is dat je niet al je taken meer op één centrale plek hebt staan en dus vertrouw je niet meer op je systeem. Dit leidt tot het gevoel van chaos en een gebrek aan grip waar je juist vanaf wilde komen.

3. Schrijf de volgende concrete actie op

Deze tip heeft mij persoonlijk het meeste gebracht. Hij is namelijk heel simpel te implementeren, maar heeft een enorme impact gehad op mijn productiviteit.

Wat is de voornaamste reden dat taken blijven liggen? Oké, er zijn natuurlijk taken waar je geen energie van krijgt, maar los daarvan? De reden dat taken blijven liggen, is dat ze niet concreet genoeg zijn. Je hebt onvoldoende zicht op wat er moet gebeuren en dat is een drempel om er mee aan de slag te gaan. Maak je een taak aan, schrijf dan op wat de volgende concrete actie is die je gaat uitvoeren. Maak deze actie zo concreet mogelijk. Schrijf bijvoorbeeld niet op “vergadering plannen met X”, maar in plaats daarvan “Outlook invite sturen naar X”. Zo hoef je bij het oppakken van de taak niet meer na te denken waar je moet starten.

De reden dat deze kleine aanpassing zo’n impact heeft gehad op mijn productiviteit is dat het vaak nog geen 30 seconden duurt om de volgende actie te bepalen. Door deze minimale tijdsinvestering vooraf kan ik wel direct zien wat ik moet doen op het moment dat ik ruimte heb om de taak op te pakken.

4. Maak je takenlijst(en) contextafhankelijk

Herken je dat, een vergadering komt te vervallen en je hebt ineens een tijdsblok vrij in je agenda? Je bent echter zo druk dat je niet weet met welke taak je moet beginnen. Als je dit herkent dan zijn contextafhankelijke takenlijsten fantastisch. Het idee hierachter is simpel: je voert een taak altijd uit in een bepaalde context, zoals achter de computer of aan de telefoon. Door je taken ook op basis van deze context in te delen kan je efficiënter werken.

Een simpel voorbeeld: wanneer je langs de schoenmaker moet om je schoenen te laten verzolen en bij de bouwmarkt moet je nog wat schroeven halen, dan zet je die taken op dezelfde takenlijst. Ga je de deur uit, dan combineer je alle boodschappen in één ritje. Het punt is dat je de ‘verloren tijd’ kan minimaliseren. Ga je bijvoorbeeld ergens heen met de auto, dan pak je de takenlijsten met telefonische afspraken er bij en kan je bellen terwijl je onderweg bent.

5. Werk je lijsten regelmatig bij

Deze manier van werken leidt natuurlijk alleen tot een effectieve takenlijst als je het ook goed bijhoudt. Werk je takenlijsten dus regelmatig bij. De vraag die direct opkomt is “Hoe vaak moet ik de lijsten dan bijwerken?” Hierover zegt Allen – enigszins flauw, maar geheel terecht – zo vaak als nodig is om je systeem blind te kunnen vertrouwen. Een goede gewoonte hierbij is om minimaal eens per week grondig door al je taken heen te gaan, persoonlijk heb ik de voorkeur dit vaker te doen.

Hoe ik de tips heb toegepast om tot een effectieve takenlijst te komen

Wil je aan de slag met de tips en methoden die ik beschrijf, dan is het goed om het volgende in je achterhoofd te houden. De methode die ik hier beschrijf vergt een bepaalde mate van discipline. Alleen als je jouw systeem naleeft en bijhoudt ga je er de vruchten van plukken. Je moet blind kunnen vertrouwen op je systeem, pas dan geeft het rust. Het goede nieuws hierbij is wel dat als je de touwtjes wat hebt laten vieren, je met relatief weinig moeite alles weer op de rit kan krijgen.

De apps die ik gebruik

Om mijn taken bij te houden gebruik ik twee verschillende apps. Ik hoor je denken: Tip 2 was toch dat je alleen een effectieve takenlijst kan realiseren als je alles op één plek bijhoudt? Dat klopt. Toch heb ik onderscheid gemaakt tussen een takenlijst voor werk en eentje privé. Dit is een logische scheiding die de integriteit van het systeem niet in gevaar brengt.

Privé gebruik ik de native herinneringen app van Apple en op werk gebruik ik Microsoft To Do. Beide apps kan ik zowel op mijn laptop als op mijn telefoon benaderen (een nieuwe taak opslaan moet immers eenvoudig zijn). Als ik een taak bedenk, dan schrijf ik die meteen op, zodat ik weer ruimte in mijn hoofd creëer. Ik merk dat wanneer ik onderweg ben en mijn telefoon en laptop niet bij me heb, een taak meermaals in mijn hoofd blijft rondspoken. De rest van de tijd gebeurt dat zelden, wat een teken is dat het systeem zijn doel bereikt.

De takenlijsten die ik privé heb ingesteld zie je in de afbeelding hieronder. Zoals je ziet zijn deze lijsten contextafhankelijk, met als uitzondering de lijst ‘Gezin’. Dit is de lijst die ik met mijn vrouw deel om gezamenlijke taken bij te houden.

Voorheen kon in de iPhone app geen extra gelaagdheid in de taken aangebracht worden. Tegenwoordig is dat opgelost. Als ik bijvoorbeeld alle taken die te maken hebben met mijn kinderen wil zien, dan kan ik daar net als in Microsoft To Do tags voor toepassen.

In de notitie bij elke taak vermeld ik direct de eerstvolgende concrete actie en ik heb gemerkt dat ik dan veel meer motivatie heb een taak op te pakken. De drempel is ineens veel lager.

Zelf ook een effectieve takenlijst maken?

Ga je zelf aan de slag met deze opzet op basis van het Getting Things Done gedachtengoed, zorg dan voor een goede basis. Kies één centrale plek om je taken bij te houden en schrijf daar alle taken op. Doe dat ook echt. Hou je toch nog taken in je hoofd dan vertrouw je het systeem niet meer en krijg je geen rust en overzicht. Neem even de tijd om contextafhankelijke takenlijsten op te stellen die voor jou werken. Verdeel je taken over die lijsten en schrijf direct op wat de volgende concrete actie per taak is. Nu heb je alle ingrediënten voor een effectieve takenlijst.

Een laatste opmerking: neem in het (in ieder geval) wekelijks bijwerken van je takenlijsten ook het prioriteren van je taken mee, zodat je focust op het belangrijkste werk.

You can fool everyone else, but you can’t fool your own mind

David Allen