leestijd 6 minuten

Heb je weleens stilgestaan bij het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit? De termen worden vaak door elkaar gebruikt, terwijl ze wezenlijk verschillen. Hetzelfde geldt voor management en leiderschap. Wanneer ben je een goede leider? En wat is dan het verschil met een manager? Wat hebben leiderschap en management te maken met efficiëntie en effectiviteit? Na het lezen van dit artikel begrijp je de verschillen tussen deze termen en je snapt ook meteen waarom effectiviteit en niet efficiëntie de sleutel tot leiderschap is.

Efficiency is the foundation for survival. Effectiveness is the foundation for success

John C. Maxwell

Effectiviteit gaat over de juiste dingen doen

Je maakt elk jaar, elke dag en elk uur keuzes over wat je wel en niet doet. Dat is wat effectiviteit is. Effectiviteit gaat over het stellen en behalen van je doelen. Het gaat over wat je waarom doet en daarin dus de juiste keuzes maken.

Elke keuze die je maakt kan je namelijk dichter bij je doel brengen. Is je doel 10 kg af te vallen, dan is de keuze een hele taart op te eten niet effectief om dat doel te bereiken. Een effectievere beslissing zou zijn om de taart links te laten liggen en in plaats daarvan een lange wandeling te maken.

Let op dat effectiviteit niet wilt zeggen dat de boog altijd gespannen moet staan. Neem als voorbeeld het leveren van een sportprestatie. Na een intensieve training kan het heel effectief zijn om een langere periode rust te nemen, zodat supercompensatie kan optreden. Je wilt een marathon lopen en in plaats van te trainen ga je op de bank Netflix kijken. Dit voelt misschien niet effectief, maar kan dat dus wel zijn!

Being efficient without regard to effectiveness is the default mode of the universe

Tim Ferris

Efficiëntie gaat over de dingen juist doen

Zodra je weet wat je waarom gaat doen, dan kan je kijken naar de manier waarop je dat wilt uitvoeren. Efficiëntie gaat over het hoe. Het is het optimaliseren van de hoeveelheid tijd, geld, energie etc. die je nodig hebt om een taak te volbrengen.

Als een groot deel van je werkpakket bestaat uit het uitvoeren van routinematige handelingen, dan kan het enorm efficiënt zijn die te automatiseren. Door eenvoudig werk te automatiseren hou je meer tijd over voor belangrijkere zaken.

Efficiency is doing better what is already being done

Peter Drucker

Het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit: een voorbeeld

Het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit laat zich het beste illustreren aan de hand van een voorbeeld. Stel, je wilt een verassingsfeest voor een vriend of vriendin plannen. Hoe doe je dat dan op een efficiënte en effectieve manier?

Je kan meteen beginnen vrienden op te bellen en een taart te regelen. Dat wordt echter knap lastig als je de datum van het feest nog niet weet. Effectiever is het als je start met het maken van een overzicht van alle taken die moeten worden uitgevoerd en vervolgens de volgorde te bepalen waarin die taken worden opgepakt. Dus eerst de datum prikken, dan de uitnodigingen versturen, enzovoorts. Je weet dan wat er gebeuren moet, dus kan je de focus verleggen naar hoe dat gedaan wordt. De efficiëntie dus. Het is bijvoorbeeld efficiënt om alle taken waarvoor je naar een winkel gaat – zoals taart, slingers en een cadeau kopen – te groeperen. Je hoeft dan maar één keer te rijden, waarmee je tijd bespaard.

Efficiëntie en effectiviteit: waar leg je de focus?

Het eenvoudige voorbeeld hierboven laat zien dat effectiviteit voorafgaat aan efficiëntie. Natuurlijk kan je dit niet zo zwart-wit stellen: in onze dynamische wereld zal je continu schakelen tussen efficiëntie en effectiviteit. Is de bakker ziek en kan zij de taart niet leveren, dan bepaal je hoe je daar zo effectief mogelijk mee om gaat: dan maar geen taart, ergens anders taart halen of toch zelf een taart bakken. Pas als je hebt besloten zelf een taart te bakken, ga je kijken naar de beste (meest efficiënte) manier om dit te doen.

Efficiëntie is eenvoudiger meetbaar te maken

Efficiëntie is ook eenvoudiger meetbaar te maken dan effectiviteit. Je moet wel weten wat je meet: je optimaliseert namelijk voor een of enkele parameters. Om efficiëntie meetbaar te maken moet je dus weten voor welke parameter(s) – bijvoorbeeld geld, tijd of energie – je wilt optimaliseren.

Neem als voorbeeld twee afdelingen waarvan je de efficiëntie wilt bepalen op basis van de tijd die ze besteden aan een bepaalde taak. Dit kan je meten door beide afdelingen dezelfde taak te geven en na te gaan hoe lang ze nodig hebben om de taak af te ronden. De afdeling die minder tijd nodig heeft is in dat geval efficiënter. Voor het gemak gaan we ervan uit dat de andere parameters, zoals het aantal medewerkers dat aan de taak werkt en de kwaliteit van het eindproduct, tussen beide afdelingen gelijk zijn.

Effectiviteit laat zich lastiger meten

Effectiviteit is lastiger meetbaar te maken. Laten we als taak het opleveren van een website nemen, waarmee zoveel mogelijk naamsbekendheid voor je organisatie wordt gegenereerd. Er komen dan een aantal uitdagingen naar voren: Want hoe meet je naamsbekendheid? Hoe bepaal je de invloed van de website op deze naamsbekendheid? Daarbij is er vaak ook geen vergelijkingsmateriaal, zoals dat er bij het meten van de efficiëntie in het voorbeeld van de twee afdelingen wel is.

In het kort kan je dus stellen dat effectiviteit een kwalitatieve doelstelling is, waar efficiëntie een meer kwantitatief karakter heeft. Je focust initieel op effectiviteit en kan vervolgens zo efficiënt mogelijk aan de slag. Vanaf het moment dat je van start gaat zullen zaken anders lopen dan je had bedacht. Neem dan een stap terug, bepaal wat de effectiefste aanpak is om je doel te bereiken en pak de benodigde taken weer zo efficiënt mogelijk op. Het is dus continu een kwestie van in- en uitzoomen om op een effectieve en efficiënte wijze te werken.

Het verschil tussen management en leiderschap

Efficiëntie en effectiviteit worden vaak door elkaar gebruikt en hetzelfde is het geval bij management en leiderschap. Ook bij deze termen is het voor velen onduidelijk waar het verschil in zit. Dit komt deels doordat een heldere scheiding ontbreekt: een manager kan ook een leider zijn (al is dat lang niet altijd het geval). Omgekeerd hoeft een leider geen manager te zijn om te leiden (kijk maar naar de vele voorbeelden in onze samenleving). In het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit ligt de sleutel voor het verklaren van het verschil tussen management en leiderschap.

Leiderschap gaat over effectiviteit

Leiderschap heeft namelijk alles te maken met effectiviteit en wat er waarom moet gebeuren. Het gaat over koers bepalen en mensen meekrijgen op die koers. Met mensen kan je per definitie niet efficiënt omgaan! Stel je voor dat er 10 collega’s aan je rapporteren en je ze allemaal een half uur per week wilt spreken om ze te ondersteunen in hun ontwikkeling. Het zou qua tijdsinvestering super efficiënt zijn om al die collega’s in hetzelfde halfuur te spreken. Het spreekt voor zich dat je daarmee je doel van de gesprekken met deze mensen niet gaat behalen.

Management gaat over efficiëntie

Management gaat over hoe het werk gedaan wordt en heeft dus alles te maken met efficiëntie. Een manager heeft invloed vanuit hiërarchie: hij kan je vertellen wat je moet doen, omdat hij de baas is. Een leider daarentegen kan hiërarchische verantwoordelijkheid hebben, maar dat is zeker niet altijd het geval.

Het verschil tussen management en leiderschap zit hem ook in de meetbaarheid van resultaten. De resultaten van managers zijn vaak meetbaar, zoals financiële of personele targets in een bepaald jaar. De resultaten van een leider zijn lang niet altijd op korte termijn zichtbaar. Neem een nieuwe directeur die een cultuurverandering binnen een organisatie teweeg moet brengen. Zij zal meer moeite hebben om na het eerste jaar aan te tonen dat ze op de goede weg is dan een manager die moet aantonen dat de geplande omzet over het jaar is behaald.

Tenslotte moet ik opmerken dat de term management vaak een wat negatieve lading heeft. Dit bemerk ik in ieder geval bij mezelf. Bedenk dat ieder project van formaat een bepaalde mate van afstemming vereist. Of we dat nu managers, team leiders of projectverantwoordelijken noemen, er blijft behoefte aan afstemming en verbetering van de taken die tot een positief resultaat moeten leiden.

Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things

Peter Drucker