Altijd te druk? Met het Eisenhower model krijg je grip op je agenda

Ken je dat gevoel dat je keihard werkt, alle taken van je to-dolijst afstreept en aan het einde van de dag toch onvoldaan naar huis gaat? Maken de leuke afspraken in je agenda vaak plaats voor klusjes voor anderen? Is het overgrote deel van je dag gevuld met het “blussen van brandjes”? Als je deze uitdagingen herkent dan kan je wel wat hulp gebruiken bij het stellen van prioriteiten. Het Eisenhower model kan uitkomst bieden!

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important

Dwight D. Eisenhower

In dit artikel licht ik het Eisenhower model (ook bekend als Eisenhower matrix of Eisenhower kwadrant) toe. Je kan het model toepassen bij het prioriteren van je taken. Dit helpt je te focussen op de zaken die voor jou belangrijk zijn. Dit zijn de taken die op lange termijn het verschil kunnen maken.

Het Eisenhower model in 1 minuut

Het Eisenhower model is een methode om je taken te prioriteren. Door je taken te beoordelen op 2 assen, namelijk hoe urgent en hoe belangrijk de taak is, kan je gemakkelijker bepalen waarmee je aan de slag moet. Met deze 2 assen kom je tot 4 kwadranten waarin je acties zijn in te delen:

• Belangrijk & urgent. Deze taken pak je meteen op. Het gaat over noodzaak en adrenaline.
• Belangrijk & niet-urgent. Voor deze taken moet je tijd reserveren. Het gaat over voldoening en kwaliteit.
• Niet-belangrijk & urgent. Werken aan deze taken moet je voorkomen of delegeren. Het gaat over bedrog en irritatie.
• Niet-belangrijk & niet-urgent. Dit zijn zaken waar je te lang, te veel, te vaak mee bezig bent. Het gaat over vuilnis en spijt.

De volgende stappen leiden tot effectieve toepassing van het Eisenhower model:

1. Plot je taken in het juiste kwadrant.
2. Werk taken in kwadrant 3 en 4 weg.
3. Reserveer tijd voor werken aan taken in kwadrant 2.
4. Evalueer en stuur bij.

Plot je taken op de 4 kwadranten van het Eisenhower model

Dwight D. Eisenhower was de 34^e president van de Verenigde Staten en na zijn presidentschap was hij onder andere opperbevelhebber van de NAVO. In deze posities moest hij veel beslissingen nemen en hij bedacht een methode om hier zo efficiënt mogelijk mee om te gaan. Het model dat hij bedacht draagt zijn naam en het is tot op de dag van vandaag een veelgebruikt productiviteitsmodel, omdat het op een eenvoudige manier helpt bij het stellen van prioriteiten.

Het model kent 2 assen, namelijk de urgentie-as en de belangrijk-as. Urgentie gaat over wanneer iets gedaan moet worden en dit wordt bepaald door externe factoren. Denk bijvoorbeeld aan je baas die je input voor het einde van de dag nodig heeft.

Belangrijk gaat er over hoe belangrijk een taak voor jou is. Dit komt van binnenuit en wordt bepaald door wie jij als persoon bent en wat jij belangrijk vindt. Bij gebruik van deze 2 assen ontstaan 4 kwadranten, zoals te zien in onderstaande figuur.

Kwadrant 1 – Belangrijk & Urgent

Hier staan de zaken die nú je aandacht nodig hebben en waarvoor je alles uit je handen laat vallen. Staat je huis in brand, dan hoef je niet na te denken of je daar nu iets aan gaat doen; je gaat als een gek blussen!

De termen die we associëren met kwadrant 1 zijn noodzaak en adrenaline.

Sommige mensen genieten van de kick van continue werken in kwadrant 1 , omdat de adrenaline ze een goed gevoel geeft. Zou het toeval zijn dat deze mensen de eerste dagen van hun vakantie vaak ziek zijn? Alles draait om het vinden van de juiste balans. Voor een gezonde levensstijl geldt dus dat je dit kwadrant wilt minimaliseren.

Shit is altijd 1, maar 1 is niet altijd shit

Kwadrant 2 – Belangrijk & niet urgent

In dit kwadrant staan de zaken waarop je wilt focussen. Dit zijn namelijk de taken waar je (op termijn) voldoening uit gaat halen. De taken die hier staan gaan over succes op de lange termijn en daarvoor is discipline nodig. Een goed voorbeeld is sporten. Dit levert op korte termijn geen resultaat (het is dus niet urgent). Als je het echter wekelijks consequent doet dan gaan je conditie en gezondheid aanzienlijk vooruit (en dus is het belangrijk).

Dit kwadrant gaat over voldoening en kwaliteit. Verder geldt dat als je lang genoeg wacht, de taken uit dit kwadrant vanzelf in kwadrant 1 terecht komen.

De kwaliteit van werken in kwadrant 1 wordt bepaald door de tijd die je ergens aan besteedt in kwadrant 2

Kwadrant 3 – Niet belangrijk & urgent

Staan je collega’s aan je bureau met vragen en “spoedjes”? Trilt je telefoon de hele dag door? Begin je de dag met een overvolle inbox die je met geen mogelijkheid weggewerkt krijgt? Al deze zaken horen thuis in kwadrant 3 en ze gaan over bedrog en irritatie. Het zijn de taken die belangrijk lijken, maar dit niet zijn. Voor wie is dit namelijk belangrijk? Juist, voor een ander! De grote uitdaging is in te zien dat deze zaken voor jou niet belangrijk zijn. Daarmee verdienen ze dus niet (allemaal) jouw aandacht.

The key is not to prioritize your schedule but to schedule your priorities

Stephen R. Covey

Kwadrant 4 – Niet belangrijk & niet urgent

Het zal je wellicht verbazen dat dit kwadrant bestaat, maar dit is het “te” kwadrant. Te lang, te veel, te vaak. Hier houdt bijvoorbeeld uitstelgedrag zich schuil (de hele dag tv kijken terwijl je eigenlijk iets belangrijkers te doen hebt). De taken in dit kwadrant staan dan ook bekend als vuilnis en het kenmerkt zich door spijt.

Let op dat dit niet wil zeggen dat alles uit kwadrant 4 per definitie slecht is. De boog kan niet altijd gespannen staan, ontspanning is ook belangrijk. Televisie kijken kan geen kwaad, te veel televisie kijken wel. Even op de bank liggen is prima, een hele week luieren niet. Het gaat uiteindelijk om het vinden van de juiste balans die voor jou werkt.

Mensen zijn belangrijker dan dingen

Het Eisenhower model, leuk, maar wat moet ik er mee?

Hoe pas je dit model zo toe dat je er dagelijks de waarde van ervaart? Na het doorlezen van de informatie hierboven heb je voldoende theoretische basis om het model toe te passen. Hieronder staan drie stappen die je zelf direct kan nemen om dit model in de praktijk te brengen.

1. Bepaal waar je nu de meeste tijd aan besteed
   Maak een lijst van de taken die je op dit moment moet doen en plot ze in het Eisenhower model. Alleen al het inzicht krijgen van waar je mee bezig bent en wat daarin belangrijk voor je is kan enorm verhelderend werken.
   
2. Beperk je takenlijst
   Er is een eenvoudige manier om meer tijd te krijgen voor de dingen die jij belangrijk vindt: zorgen dat er minder op je bordje komt. De “quick wins” zitten in het wegwerken van de taken in kwadrant 3 en 4. Hier haal je namelijk geen voldoening uit. Dit kan je doen door deze taken te elimineren of te delegeren aan mensen die dit wel belangrijk vinden. Als er zaken in kwadrant 1 staan, dan ontkom je er niet aan die eerst te doen. Zorg dat je ook tijd neemt om te starten met taken die in kwadrant 2 staan (zie stap 3 hieronder). Kortom, bedenk wat voor jou belangrijk is en focus je daar op. Het kan helpen om jezelf bij elke nieuwe taak de volgende vraag te stellen: “Moet ik dit nu doen?”. Verleg hierbij ook de klemtoon in deze zin eens en zie wat het effect daarvan is.
   
3. Reserveer tijd voor de zaken die er toe doen
   Reserveer tijd in je agenda voor de taken in kwadrant 2. Plan aan het begin van de week een tijdsblok van 1 of 2 uur per dag, waarin je werkt aan de taken waar je voldoening uit haalt. Zet je telefoon uit (of leg hem weg), werk offline en kies een werkplek waar je niet gestoord wordt. Denk niet te snel dat dat in jouw situatie niet werkt, het zal je verbazen hoeveel je collega’s van je accepteren zodra ze de resultaten zien die je hiermee behaalt.

Iets is zo belangrijk voor jou als de persoon die het vraagt

Evalueer en stuur bij

Blokkeer aan het einde van de week een moment om de week te evalueren (nog beter is het om dit op dagelijkse basis te doen, zodat je direct kan bijsturen waar nodig). Hoeveel tijd heb je aan de verschillende kwadranten besteed? Is het gelukt om (enkele van) de zaken uit kwadrant 2 op te pakken? Voelde je je voldaan aan het einde van de dag? Hoe kan je er voor zorgen dat je volgende week nog meer belangrijke (niet urgente) zaken gedaan krijgt?

Zodra je een gewoonte hebt gemaakt van deze manier van werken dan is het zaak de tijd die je reserveert voor gefocust werken uit te breiden. Verloopt de eerste week niet zoals je had verwacht? Probeer het de volgende week weer, net zolang tot je (kleine) resultaten begint te zien. Als je volhoudt dan komen de successen vanzelf!

Perseverance is the hard work you do after you get tired of doing the hard work you already did

Newt Gingrich

Alles komt in fasen

Een realisatie die ik zelf had toen ik in aanraking kwam met dit model, was dat ik veel werk oppakte uit kwadrant 3. Door dit werk op te pakken kreeg ik veel waardering van collega’s, mijn dagen waren goed gevuld en ik hoefde niet na te denken over de lange termijn. Deels zal dit er ook mee te maken hebben gehad dat ik net startte met werken.

Ik heb het model daarna leren toepassen en er kwamen momenten waarop ik elke week en dag trouw een planning maakte, trots was op mezelf en voelde dat ik dit helemaal onder controle had.
Dat was natuurlijk een illusie. Naarmate ik meer verantwoordelijkheden kreeg nam ook de drukte weer toe en moest ik opnieuw mijn balans vinden. Zoals met alles geldt ook hier dat het gaat om het vinden van balans. Er zullen periodes zijn die chaotisch zijn, maar daarna komen ook momenten dat je weer leiding kan nemen over je agenda.

Mijn eigen uitdaging tenslotte ligt — en dat klinkt wellicht vreemd — in het besteden van tijd in kwadrant 4. Ik heb een enorme focus op groei en ben continu bezig mezelf te verbeteren, waardoor ik moeite heb om te ontspannen. Het afgelopen anderhalf jaar is dit al wel flink verbeterd, zonder dat ik daar zelf veel moeite in heb hoeven stoppen. Zelfs door alleen maar te kijken hoe mijn zoontje speelt kan ik al tot rust komen en me intens gelukkig voelen. Het zit hem soms in de kleine dingen…

Aan de slag met het Eisenhower model

Het Eisenhower model is dus een tool die je kan gebruiken om meer grip te krijgen op je tijd. Pak het model erbij zodra je jouw weekplanning maakt en wanneer er werk op je af komt. Door kritisch te kijken naar de zaken die op je pad komen kan je meer tijd creëren voor de dingen die voor jou belangrijk zijn, zodat je meer voldoening uit je dag haalt.