Inbox zero: meer grip op je e-mail

E-mail is een fantastisch asynchroon communicatiemiddel. Eerder schreef ik al hoe je e-mail effectief inzet en dit artikel gaat dieper in op het effectief beheer van je inbox. Je kan zelf nog zo effectief omgaan met de e-mails die je verstuurd, maar dat geeft geen garanties voor de berichten die je ontvangt. Hoe ga je om met de enorme stroom berichten die dagelijks in je inbox verschijnt? Is er een manier om bij te blijven en toch belangrijk werk gedaan te krijgen? Inbox zero is een methode om effectiever met de continue stroom aan berichten om te gaan en in dit artikel licht ik toe hoe ik dit heb ingericht, zowel privé als in mijn werk.

We can improve the utility of email by manoeuvering its use in a constructive manner.

Shiva Ayyadurai

Waarom je effectief met e-mail om moet gaan

Veel kantoormedewerkers besteden een groot deel van hun dag aan e-mail. E-mail is nu eenmaal een veelgebruikt communicatiemiddel en het zal niet – in ieder geval niet op korte termijn – verdwijnen. Het vervelende van e-mail is dat het een groot deel van je dag in beslag kan nemen, zonder dat je ook maar een stap dichter bij je doelen komt. Hoe komt het dat we ons laten afleiden door een programma dat ons vaak meer werk oplevert dan dat het wegneemt?

E-mail is als je koelkast

Je kan je e-mailprogramma vergelijken met een koelkast. Stel je hebt trek en opent de koelkast. Helaas, je ziet niets staan waar je op dat moment zin in hebt, dus je doet de koelkast weer dicht. Je wacht een minuut, opent opnieuw de koelkast en nu staan er heel andere spullen in. Elke volgende keer dat je de koelkast opent staan er weer nieuwe producten in. Je weet dus niet wat je kan verwachten. Misschien zit er de volgende keer wel iets bij waar je zin in hebt.

Bij e-mail werkt het net zo. Het is de mogelijkheid iets gaafs, nieuws of leuks tegen te komen die maakt dat je onbewust blijft terugkeren naar je e-mailprogramma. Het is dezelfde variabele beloning die ons verslaafd maakt aan onze smartphones en social media.

Op kantoor zijn we dus een groot deel van de dag op zoek naar nieuwe beloningen in onze inbox. Daar stopt het echter niet, want terwijl je alle berichten op werk wegwerkt, loopt ook je privé inbox vol. De hoogste tijd om hier meer grip op te krijgen.

Je inbox als takenlijst? Dat kan beter!

Tot voorkort gebruikte ik mijn inbox als een soort takenlijst. Elk bericht waar ik nog actie op wilde ondernemen of dat ooit nog interessant kon zijn bleef in mijn postvak IN staan. Bij het openen van mijn mailbox keek ik dus telkens tegen een lijst met ongelezen berichten aan waar ik ooit nog iets mee zou willen of moeten doen. Deze e-mails leidden me niet alleen af van de berichten waar ik op korte termijn daadwerkelijk actie op moest ondernemen. Het gaf ook onrust. Elke blik op mijn inbox confronteerde me met het feit dat ik een eindeloze takenlijst had die alleen maar groter werd.

Mijn Postvak IN als takenlijst gebruiken heb ik jarenlang gehanteerd en dat werkte prima. Totdat ik in het boek Getting Things Done van David Allen een veel effectievere methode tegenkwam. Het was niet zo dat ik mijn aanpak eerder niet wilde verbeteren, ik was simpelweg niet met een alternatieve aanpak in aanraking gekomen. Onbewust onbekwaam dus. Na het toepassen van de praktische tips uit het boek ging er een wereld voor me open. Zoals zo vaak met dit soort ideeën is ook dit zo simpel, dat je je afvraagt waarom je er zelf niet eerder aan hebt gedacht.

Wat is inbox zero?

Het basisprincipe van inbox zero is dat je toewerkt naar een lege inbox. Je gebruikt je postvak IN slechts als landingsplaats voor nieuwe berichten. Open je je e-mailprogramma en zie je ongelezen berichten staan, dan bepaal je direct wat daarmee moet gebeuren. Voor het direct verwerken van de berichten in je inbox maak je gebruik van de 2 minute rule.

De 2 minute rule

De 2 minute rule stelt dat je alles dat in je inbox binnenkomt en je in minder dan 2 minuten kan afhandelen, direct oppakt. Heb je een rustige dag, dan mag je er ook 5 minuten van maken, dat is het punt niet. Het gaat er om dat je een vorm van triage toepast op de berichten die binnenkomen. Dit leidt tot de lege inbox – inbox zero – waarnaar je op zoek bent.

Het gevaar is namelijk dat je telkens tegen dezelfde taken aankijkt die maar niet gedaan worden. Telkens als je het betreffende bericht ziet dan wordt de drempel er mee aan de slag te gaan een stukje hoger. Vergelijk het met sporten. Als je het sporten één keer overslaat dan is de drempel om weer te starten nog niet zo hoog. Ben je echter al maanden niet geweest, dan is het lastig de draad weer op te pakken.

Most of our fears are much bigger in your mind than in reality. You’ll see as soon as you face them

Doe Zantamata

Vandaar dus de 2 minute rule. Je besluit snel wat je met een bericht aan moet en pakt dan het volgende bericht op. Net zo lang totdat je inbox zero hebt bereikt. Natuurlijk kan je niet alle binnenkomende berichten binnen 2 minuten afhandelen, dus wat doe je er dan wel mee?

Effectieve triage op basis van 4 mappen

Alle berichten die in je postvak IN belanden zijn in te delen in 4 categorieën:

1. Next actions – berichten waar jij actie op kan ondernemen.
2. Waiting for – berichten waarbij je in afwachting bent van de actie van een ander.
3. Someday/Maybe – berichten die wellicht in de toekomst relevant of interessant zijn. Hier heb je zelf geen directe actie en je wacht ook niet op de actie van een ander.
4. Reference – berichten die informatie bevatten die je later wellicht kan gebruiken.

Daarnaast heb je natuurlijk berichten die je direct kan weggooien. Je prullenbak vormt in feite dus de vijfde categorie.

Opzetten van de basisstructuur

Maak in je e-mailprogramma 4 mappen aan, met als naam de dikgedrukte tekst uit de opsomming hierboven. Voeg eventueel nog een @-teken toe, zodat de mappen altijd bovenaan je mappenstructuur staan. De map Reference kan je onderverdelen in submappen of je kan er voor kiezen alles in één map op te slaan. In het eerste geval vertrouw je op de structuur die je zelf opzet, in het tweede geval ben je meer afhankelijk van de kwaliteit van de zoekfunctionaliteit van je e-mailprogramma.

Zelf heb ik gekozen voor een opzet met submappen, omdat dit me een gevoel van overzicht geeft. Hoever je gaat met de mappenstructuur is aan jou. Het uitgangspunt is dat het jou het gewenste overzicht moet geven met de minste moeite de informatie te ordenen. Heb je dit voor jezelf optimaal ingericht? Dan kan je aan de slag met de 2 minute rule.

Op naar inbox zero

Tijd om aan de slag te gaan met die overvolle inbox. Begin onderaan je postvak IN, dus bij het oudste bericht. Bepaal van dit bericht wat je er mee wilt doen. Kan je het in 2 minuten afronden, doe dat dan meteen. Is bijvoorbeeld meteen duidelijk dat je op een ander wacht, verplaats het bericht dan naar @Waiting for. Is het wellicht later interessant, zet het dan in de @Someday/Maybe map. Zie je meteen dat je het bericht wilt bewaren omdat het later van pas kan komen, zet het dan in de map @Reference. Kan je het bericht niet in 2 minuten afhandelen, zet het dan in het mapje @Next actions.

Pak nu het volgende bericht er bij en bepaal wederom wat daarmee gebeuren moet. Ga zo door totdat je inbox leeg is. Grote kans dat er nu veel van de berichten vanuit je inbox in het mapje Next actions terecht zijn gekomen. Geen probleem, dit is een logisch resultaat van deze werkwijze.

Neem de map @Next actions er bij en werk ook hierbij weer van onderen naar boven (dus begin bij het oudste bericht). Moet je zelf iets doen, bepaal dan de concrete vervolgactie en pak de taak op of bepaal wanneer je de taak gaat oppakken. Moet de taak worden uitgevoerd, maar niet per sé door jou, delegeer deze dan. Zo ga je door deze map heen, totdat je ook voor deze berichten hebt kunnen bepalen wat je er mee aan moet. Reserveer bij het plannen van je dag of week dus een aantal momenten waarop je aan de slag gaat met de berichten in je Next actions map.

For every minute spent in organizing, an hour is earned

Benjamin Franklin

Bonustips voor productiviteitswinst

Met de beschrijving van de werkwijze in dit artikel kan je aan de slag om tot een inbox zero te komen. Met het zelf toepassen van deze methode ben ik tot een aantal inzichten en tips gekomen die ik als afsluiting met je zal delen.

Wat inbox zero me oplevert

Door de basis principes van inbox zero te volgen merk ik dat ik meer rust heb gekregen. Wanneer ik mijn postvak IN bekijk, dan heb ik een gevoel van controle. Mijn Postvak IN is leeg, maar ik ben me wel bewust van de berichten in de verschillende mappen. Desondanks geeft dit toch een gevoel van controle, omdat ik eerder al heb besloten wat er met die berichten gebeuren moet. Ik word niet langer continu herinnerd aan alle openstaande taken die in mijn inbox op me staan te wachten. Daarbij laat ik de berichten in de mappen @Next actions, @Someday/Maybe en @Waiting for op ongelezen staan. Dit geeft me een overzicht van de hoeveelheid werk of berichten die ik heb staan, zonder de betreffende mappen in te hoeven duiken. Voor de @Reference map doe ik dit niet, aangezien het daar irrelevant is hoeveel berichten er in staan.

Naast de rust merk ik ook dat mijn e-mail niet langer als een koelkast met variabele beloning gebruik. Doordat ik mezelf maximaal 2 minuten geef om met een bericht bezig te zijn, ontneem ik mezelf de mogelijkheid mijn berichten als vorm van uitstelgedrag te gebruiken. Het resultaat is dat ik zeker nog weleens naar mijn e-mail grijp als ik vastloop in de taak waaraan ik werk. Op dat moment kijk ik echter vaak tegen een leeg Postvak IN aan, waarna ik toch weer terugga naar de taak die ik eigenlijk wilde uitvoeren. Ik merk dus dat ik eerder doorzet dan een alternatieve – en op korte termijn leukere – taak oppakken.

Zorg voor een goede afstemming met je takenlijst

Uit de berichten die je ontvangt zullen taken komen die je wilt oppakken. Hierbij is het cruciaal dat je een goede afstemming hebt tussen je e-mailprogramma en je takenlijst. Het is niet de bedoeling om van je map Next actions een soort alternatieve takenlijst te maken. Wil je een item later oppakken, zet dit dan op je takenlijst of reserveer hiervoor tijd in je agenda. Voor het werken met een effectieve takenlijst is het namelijk van groot belang alle taken op één plek te borgen. Zodra je daarvan afwijkt kan je niet meer op je systeem vertrouwen en dan werkt dit niet meer effectief.

De map waiting for

Door de map waiting for in het leven te roepen heb ik met name privé een beter overzicht gekregen van de verzoeken die ik nog bij anderen – met name bij bedrijven – heb openstaan. Een aantal voorbeelden van berichten die bij mij in deze map belanden zijn online bestellingen die nog bezorgd moeten worden, klachten over bepaalde producten en verzoeken aan bijvoorbeeld de gemeente. Bij het versturen van zo’n bericht zet ik mijzelf in bcc, zodat ik het bericht eenvoudig naar de map waiting for kan verplaatsen.

Wees kritisch op wat je wilt bewaren

Voorheen bewaarde ik bijna alle berichten die binnenkwamen. Dit kwam met name voort uit de angst iets kwijt te raken of niet meer te herinneren. Een gevolg hiervan was dat het zoeken naar relevante berichten meer tijd dan noodzakelijk in beslag nam.

Enige tijd geleden heb ik de keuze gemaakt hier bewuster mee om te gaan. Bij het verwerken van berichten kijk ik veel kritischer naar de vraag of ik dit later nog verwacht nodig te hebben. Bij twijfel gaat het bericht de prullenbak in. Veel informatie is immers ook eenvoudig online terug te vinden.

Het voordeel van deze werkwijze is dat het zoeken naar de informatie die wel relevant is een stuk sneller verloopt. Zoekfuncties kunnen nog zo goed zijn, hoe minder data je hoeft door te spitten, des te eenvoudiger datgene dat je zoekt vindbaar is. Er is natuurlijk een kans dat je hierdoor informatie die je toch nodig hebt niet meer kan vinden. Mijn ervaring is echter dat dit maar heel zelden voorkomt en weegt dit op tegen de tijdswinst van de betere vindbaarheid van relevante informatie?

De waarde van Someday/Maybe

Heb je, net als ik, een erg brede interesse, dan kan de map Someday/Maybe een groot verschil maken. Veel artikelen die ik online tegenkom wekken mijn interesse, wat er in resulteert dat ik heel veel informatie bewaar om op een later tijdstip tot me te nemen. In mijn inbox stond het bericht dat ik belastingaangifte kon doen voorheen tussen verschillende interessante blog artikelen. Door de blog artikelen naar de map Someday/Maybe te verplaatsen, kreeg ik beter zicht op de taken die belangrijker (en veelal urgenter) waren. Door de minder belangrijke en niet-urgente berichten naar een aparte map te verplaatsen heb ik dus meer focus op de relevantere berichten.

Na het lezen van bijvoorbeeld de blog artikelen kijk ik vervolgens kritisch of ik verwacht de informatie in dat bericht later nogmaals nodig te zullen hebben, zoals ik in de tip hierboven beschreef.

Verdiep je in je e-mailprogramma

Naast de productiviteitswinst van de manier waarop je inhoudelijk met de berichten in de inbox werkt kan je ook je e-mailprogramma effectiever inzetten. Zelf gebruik ik Gmail en online zijn hiervoor verschillende eenvoudige en makkelijk toepasbare tips voor te vinden. Zo heb ik ingesteld dat na verwerken van een bericht het volgende bericht automatisch opent. Dat scheelt toch weer laden van je inbox en een muisklik per bericht. Ook gebruik ik sneltoetsen om berichten naar een bepaalde map te verplaatsen. Dit lijken misschien hele kleine aanpassingen, maar als je ze op een groot aantal berichten toepast, dan kunnen ze een substantieel verschil maken.

Aan de slag met inbox zero

Toen ik las over de principes van inbox zero werd ik zo enthousiast dat ik meteen aan de slag ben gegaan. Als jij ook aan de slag wilt, start dan met het maken van de mappenstructuur. Heb je de mappen voor jou optimaal ingericht, ga dan van oud naar nieuw door de berichten heen. Pak alles wat minder dan 2 minuten kost direct op en verplaats de overige berichten naar de juiste map. Gebruik hierbij waar mogelijk sneltoetsen. Is je inbox leeg, plan dan een aantal momenten op de dag waarbij je de berichten in het mapje Next actions wegwerkt. Dit kan betekenen dat je acties verwerkt op je takenlijst of werk delegeert aan een collega.

Maak je de planning voor de komende week, pak dan de map Someday/Maybe er bij en selecteer enkele zaken waarmee je deze week aan de slag wilt. Deze map pak ik er zelf ook bij wanneer ik toe ben aan een korte pauze. Op zo’n moment lees ik bijvoorbeeld een kort blog artikel uit deze map.

It is exhausting knowing that most of the time the phone rings, most of the time there’s an email, most of the time there’s a letter, someone wants something of you.

Stephen Fry