Vaker nee zeggen: 5 tips

Ook jij hebt maar 24 uur in een dag zitten, dus je zal keuzes moeten maken waaraan je jouw waardevolle tijd wilt besteden. Dit betekent dat je af en toe nee moet kunnen zeggen en veel mensen hebben daar moeite mee. We stellen anderen nou eenmaal niet graag teleur en je wilt zeker niet als botte hork bekend staan. Hieronder deel ik 5 tips die je kunnen helpen vaker nee te zeggen.

It’s only by saying “no” that you can concentrate on the things that are really important

Steve Jobs

Waarom zou je vaker nee zeggen?

In de inleiding noemde ik het al: iedereen heeft ‘maar’ 24 uur in een dag zitten. Als je jouw doelen wilt waarmaken, dan zal je nee moeten zeggen tegen de dingen die daar niet aan bijdragen. Alleen door af en toe nee te zeggen, kan je vaker ja zeggen tegen datgene waar jij energie van krijgt.

Zeg je op alles ja, dan weten je collega’s je vanzelf te vinden als ze weer een klusje hebben waar ze vanaf willen. Dat zijn natuurlijk niet de opdrachten waarmee de meeste eer te behalen is.

Door altijd ja te zeggen tegen anderen, geef je eigenlijk aan dat je de tijd van de ander belangrijker vindt dan je eigen tijd. Datzelfde principe geldt wanneer je werk voorrang geeft op privézaken: hiermee geef je aan dat jouw (privé)belang minder belangrijk is dan het bedrijfsbelang.

Als je echt tegen alles ja zegt, dan ga je jezelf op den duur tegenspreken. Daarbij kom je over als iemand die met alle winden mee waait en geen eigen plan of visie heeft. Zo wil je toch niet bekend staan!

Nee zeggen voor de korte termijn kan dus nodig zijn om je lange termijn doelen te behalen en vaker met je passie bezig te zijn. Ga de confrontatie aan en zeg vaker nee als iets niet binnen jouw doelen past.

“No” is a complete sentence. It does not require justification or explanation

Hoe kan je vaker nee zeggen?

Nee zeggen is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Je hebt het je misschien al vaker voorgenomen: dit keer ga ik echt nee zeggen tegen het volgende verzoek…totdat je collega met een vraag komt en je jezelf hoort zeggen: “Ja, natuurlijk kan ik dat doen“. Welke tips zijn er op dit gebied?

1. Bouw een gap in

Wij mensen lijken dan misschien steeds minder op apen, in ons gedrag zitten nog een aantal fundamentele processen verankert die je in het dierenrijk gemakkelijk kan herkennen. Eén van die processen is dat op een stimulus een respons volgt. Dat was vroeger erg handig: als je oog in oog stond met een tijger (de stimulus), dan zette je het automatisch op een lopen (de respons).

Op eenzelfde wijze hebben we de neiging als er een vraag gesteld wordt (de stimulus) meteen te antwoorden (de respons). Hier is echter helemaal geen noodzaak voor, zoals die er in het geval van de tijger wel was.

De oplossing is om een gap in te bouwen tussen de stimulus en de respons, zoals te zien in onderstaande figuur.

Door niet direct te reageren, gun je jezelf te tijd om alternatieve responses te bedenken, die wellicht beter voor je kunnen uitpakken. Zeg bijvoorbeeld “ik kom er bij je op terug” en zet voor jezelf een reminder zodat je dit ook daadwerkelijk doet.

Voor digitale communicatie, zoals e-mails, geldt ook dat het inbouwen van een gap nuttig kan zijn. Je gunt jezelf de tijd na te denken en niet direct vanuit je emotie te reageren. Daarbij verdwijnt het verzoek in de tussentijd soms al vanzelf.

Is het je bijvoorbeeld weleens opgevallen dat als je op vakantie gaat en je een out-of-office reply aanzet, het totale aantal berichten na je vakantie niet gelijk is aan het aantal berichten op de eerste dag van je afwezigheid maal het aantal dagen dat je afwezig was? Met andere woorden, krijg je op dag 1 van je vakantie 50 e-mails, dan heb je over het algemeen na 10 dagen verlof niet 10×50 = 500 berichten, maar veel minder. Op den duur weten je collega’s dat je er niet bent om hun vragen te beantwoorden en dan lossen ze het blijkbaar zelf op een andere manier op.

Maak hier niet alleen gebruik van tijdens je afwezigheid, maar juist ook als je er wel bent. Wissel niet de hele dag tussen de taak waarop je je wilt focussen en je e-mail, maar plan de momenten waarop je je berichten leest en beantwoordt. Focus je daarbij niet alleen op het beantwoorden van vragen, maar richt je juist op het in staat stellen van anderen om hun eigen antwoorden eenvoudiger te vinden.

2. Wees duidelijk

Als je nee zegt, breng je boodschap dan duidelijk en zonder eufemismen. Daarmee bedoel ik dat je niet zegt “Het komt me eigenlijk niet zo goed uit, want …”, maar dat je je zin begint met “Nee, …”. Hou je antwoord daarbij kort en ga vervolgens de leegte na je antwoord niet opvullen met woorden. Zelf heb ik aan den lijve ondervonden hoe destructief dat is.

In mijn eerste baan had ik een manager die geen moeite had stiltes te laten vallen. Wanneer ik bij hem een probleem of uitdaging aankaartte, werd dat vaak gevolgd door een korte stilte. Bij zo’n stilte voelde ik me al snel ongemakkelijk, waardoor ik deze opvulde met woorden. Dat niet alleen, ik bleef praten en haalde mijn eigen punt langzaam maar zeker steeds verder onderuit!

Toen me dit duidelijk werd, ben ik gaan oefenen met het laten vallen van stiltes in de gesprekken met mijn manager. Wat ik merkte was verbluffend: door de stilte te laten zijn, maakte ik mijn manager eigenaar van het probleem en gingen we samen op zoek naar een oplossing.

Don’t say maybe if you want to say no

Ryan Holiday

3. Geef aan waarom je nee zegt

Wanneer je niet op een verzoek ingaat, dan hoeft dat natuurlijk niet via een botte nee te zijn. Leg vooral aan de ander uit waarom je nee zegt. Hieronder enkele voorbeelden ter inspiratie:

• Ik heb andere prioriteiten, namelijk …
• Ik heb geen tijd, dus dan kan ik niet de kwaliteit leveren die jij wenst.
• Het past niet binnen de visie van onze afdeling, dat is namelijk dat we …

Natuurlijk komen er ook verzoeken vanuit je baas of manager en deze zijn vaak extra lastig af te wijzen. Wat hierbij kan helpen, is om aan te geven dat je best aan het verzoek kan en wilt voldoen, maar dat daarmee iets anders komt te vervallen. Er zitten immers maar 24 uren in een dag. Je kan de afweging van de prioriteiten zelfs samen bespreken, zodat helder is wat het belangrijkste verzoek is dat als eerste moet worden opgepakt.

4. Zeg je toch ja, doe dat dan verstandig

Je kan natuurlijk niet altijd nee zeggen tegen elk nieuw verzoek en dat is ook helemaal niet de bedoeling van dit artikel. Het gaat er uiteindelijk om dat door nee te zeggen, je vaker datgene kan doen waarvan jij energie krijgt.

Als je ergens ja tegen zegt, doe dat dan met volle overtuiging. Moet je tegen je zin toch aan een verzoek voldoen, haal er dan het maximale uit. Gebruik je bijvoorbeeld weleens een van de volgende antwoorden wanneer je iets aan een ander toezegt?

• Ik ga je helpen, maar ik kan hier maximaal 1 uur aan besteden.
• Ik heb het aan het einde van deze week af.
• Dat kan ik zeker doen, maar kan jij dan voor mij …
  (Met andere woorden, vraag om een wederdienst)

5. Je mag altijd op je ja terugkomen

Als je al een ja hebt gegeven, dan mag je daar altijd nog een nee van maken. Leg uit dat je een verkeerde inschatting hebt gemaakt. Wat de reden dan ook mag zijn, licht je situatie toe en vraag om begrip.

Het mag duidelijk zijn dat je dit als laatste optie bewaard voor extreme situaties. Doe je dat niet, dan loop je de kans dat je betrouwbaarheid in twijfel wordt getrokken.

Er zijn altijd 3 groepen mensen

Nee zeggen kan vervelend voelen, maar uiteindelijk ontkom je er niet aan. Als je voor jezelf kiest, dan zal niet iedereen dat leuk vinden. Tijdens een training heb ik hierover een idee meegekregen, dat jou wellicht ook kan helpen.

Het idee is heel simpel, namelijk dat er altijd 3 groepen mensen zijn. Er is één groep die vindt jou fantastisch. Een tweede groep vindt je wel oké, niet heel goed en niet heel slecht. Tenslotte is er een derde groep en die vindt je vervelend, niet goed, etc.

Hoe hard je ook probeert, deze 3 groepen zullen altijd blijven bestaan en er zullen dus ook altijd ontevreden mensen in je omgeving zijn. Realiseer je dat dit een logisch gevolg is van ergens voor gaan. Juist als iedereen het met je eens is dan moet je je pas echt zorgen gaan maken.

The art of leadership is saying no, not saying yes. It is very easy to say yes.

Tony Blair