Zo maak je effectieve aantekeningen

We maken allemaal aantekeningen. Op school, tijdens een college, bij een vergadering, in een gesprek of bij het lezen van een boek. De een doet dat op papier, de ander digitaal. Met welk doel doe je dat eigenlijk? En hoe maak je notities waar je ook later nog iets aan hebt? Kan je beter op papier werken, of is het beter digitale notities bij te houden? In dit artikel lees je hoe je effectieve aantekeningen maakt en wat ze je opleveren.

The faintest ink is more powerful than the strongest memory

Chinees gezegde

Waarom maak je aantekeningen?

Ik maak veel aantekeningen. Tijdens vergaderingen, maar ook bij het lezen van een boek is het een standaard onderdeel van mijn routine. Ondanks de hoeveelheid tijd die ik hieraan besteed, heb ik er zelden bij stilgestaan hoe ik dat effectiever zou kunnen doen. Het lijkt misschien iets kleins, maar juist doordat ik hier vaak mee bezig ben is de potentiele winst enorm. In dit artikel ga ik dieper in op het maken van effectieve aantekeningen.

Zoals met alles start ook het maken van aantekeningen met goed weten waarom je dat doet. De redenen verschillen per persoon en per situatie. Dat is oké. Het belangrijkste is dat je voor jezelf helder hebt wat jouw reden is. Zo kan je bepalen welke methode voor jou het beste werkt. 

Informatie beter onthouden

Mijn voornaamste doel bij het maken van aantekeningen is het beter onthouden van de informatie die ik hoor of zie. Na 20 minuten zijn we grofweg de helft van de informatie die we tot ons nemen namelijk al vergeten! Door de informatie in je eigen woorden op te schrijven beklijft het beter. Je bereikt daarmee een dieper niveau op de leerpiramide van Bales. Informatie horen of lezen is passiever dan dit zelf opschrijven. 

Je gedachten ordenen

Misschien herken je het wel. Je hebt een idee in je hoofd dat compleet logisch voelt en klinkt. Op het moment dat je het wilt opschrijven merk je echter dat je het toch niet zo helder voor ogen had als je dacht. 

Dit is wat ik merk bij het schrijven van artikelen. Pas wanneer ik mijn ideeën aan het papier toevertrouw, kom ik er achter of ik de materie daadwerkelijk doorgrond. Bijkomend voordeel van het schrijven van artikelen is dat ik mijn website als naslagwerk kan gebruiken. Wanneer ik informatie zoek over een specifieke theorie of methode gebruik ik mijn eigen website vaak als informatiebron.

Actiever luisteren

Door notities te maken luister je actiever en onthoud je de informatie beter. Mocht je toch iets zijn vergeten, dan kan je dat opzoeken in diezelfde aantekeningen. De paradox is dat je door het maken van effectieve aantekeningen de informatie uit diezelfde aantekeningen juist minder nodig hebt.

De paradox is dat je door het maken van effectieve aantekeningen de informatie uit diezelfde aantekeningen juist minder nodig hebt.

Kruisbestuiving van ideeën

Door het maken van aantekeningen kan je tot nieuwe ideeën komen. Door je ideeën op te schrijven kan je er afstand van nemen en verbanden leggen die je in je hoofd niet zag. Doordat het idee op papier staat heb je ook meer mentale capaciteit beschikbaar om hier dieper over na te denken. Een mindmap is hierbij erg nuttig. Niet alleen zijn onderlinge verbanden duidelijk, ook zie je direct de hiërarchie tussen de onderdelen.

Ervaringen herbeleven

Tenslotte kan je aantekeningen maken om een bepaalde ervaring of mentale gesteldheid te herbeleven. Hierbij hoef je niet direct te denken aan het bijhouden van een volledig dagboek. Ook een Dankboek, waarin je dagelijks stilstaat bij de positieve momenten van je dag is hier een goed voorbeeld van. 

Samen met mijn vrouw hou ik boekjes bij voor onze kinderen. Hierin schrijven we verhalen op uit hun leven en de dingen die komen kijken bij opgroeien. Ook dit is een manier om stil te staan bij de fantastische ontwikkelen en het geluk dat we dagelijks ervaren.

Het zwaartepunt in dit artikel ligt op het maken van aantekeningen met als doel beter onthouden van informatie en de essentie daarvan eenvoudig kunnen terugvinden.

De kracht van papier

Ik schrijf dit stuk met het oog op het maken van aantekeningen op papier. Het maken van fysieke aantekeningen heeft mijn voorkeur, omdat het verschillende voordelen kent. Zo kan je niet alleen tekst gebruiken, maar ook eenvoudig tekeningen of symbolen toevoegen. Typen is te netjes. Dat klinkt wellicht vreemd, maar juist de kleine foutjes en verschillen in tekststijl en grootte maken dat je informatie beter onthoudt. Je hebt zo extra geheugensteuntjes en kan informatie sneller terugvinden. Ook heb ik gemerkt dat ik digitale notities minder snel teruglees. Je bladert nou eenmaal sneller in je fysieke notitieboekje dan door een digitaal notitieblok. Een voordeel van het maken van digitale aantekeningen is de mogelijkheid informatie te vinden via de zoekfunctie. 

Ondanks de focus op fysieke notities zijn de tips en methoden in dit artikel vaak ook toepasbaar voor digitale aantekeningen. Zelf speel ik ook een klein beetje vals. Voor het maken van aantekeningen gebruik ik namelijk een reMarkable. Dit is een fantastisch apparaat met de ervaring van schrijven op papier, maar dan met de voordelen van digitaal. Enkele van deze voordelen zijn het eenvoudig ordenen en aanpassen van je notities, en de digitale beschikbaarheid van je aantekeningen. Ook kan je templates gebruiken bij het schrijven. Deze templates vormen de achtergrond waarop je schrijft. Zo is er bijvoorbeeld een template voor het Cornell note taking system, waarover je hieronder meer leest.

Kies een methode die voor jou werkt

Bij het maken van notities ga ik over het algemeen nogal gedachteloos te werk. Ik schrijf op wat me interessant lijkt en later werk ik dat verder uit. Zonde. Door enkele kleine aanpassingen te doen kan je met minder moeite meer bereiken. Hoe doe je dat?

Er zijn verschillende methoden die helpen bij het maken van effectieve aantekeningen. Ter illustratie licht ik er hieronder één toe, namelijk het Cornell note taking system. Er zijn echter vele andere methoden beschikbaar. Als onderstaande methode niets voor jou is, zoek dan een systeem dat voor jou wel werkt.

Het Cornell note taking system

Het Cornell note taking system werd in 1950 geïntroduceerd door Walter Pauk, een professor aan Cornell University. Dit systeem is met name geschikt voor aantekeningen van concepten die je op een later moment wilt toepassen of met als doel het leggen van verbanden tussen ideeën.

Het Cornell note taking system is oorspronkelijk ontwikkeld voor het maken van aantekeningen bij colleges. Het is echter ook nuttig bij het werken met andere bronnen, zoals boeken of online informatie. Het idee is heel eenvoudig. Je verdeeld je pagina in drie secties, zoals weergegeven in de afbeelding hieronder. 

De notities secties is ongeveer 2 keer zo breed als de concept sectie. Hou voor de samenvatting onderaan de pagina ongeveer 5 regels ruimte vrij. Kom je er na het werken met dit systeem achter dat de concept en notities secties te weinig ruimte geven, dan kan je deze secties ook elk op een aparte pagina zetten. Dit heeft echter niet mijn voorkeur, omdat je dan sneller het overzicht kwijtraakt en veelvuldig moet bladeren.

Notities

Deze sectie spreekt voor zich. Dit is waar je aantekeningen maakt. De manier waarop je aantekeningen maakt is hierbij wel van groot belang. Schrijf je te veel op, dan weet je niet wat écht belangrijk is. Schrijf je te weinig op, dan weet je later niet meer waarover het ging. Het gaat dus om het vinden van de juiste balans.

Schrijf geen volledige zinnen op. Maak gebruik van bullets, afkortingen en symbolen. Hoe visueler je de aantekeningen kan maken, hoe sneller je bij het teruglezen ziet waarover het gaat. Je kan op een aparte pagina een lijst met afkortingen en symbolen toevoegen als een soort legenda. Daarmee heb je een goede opzet om voortaan sneller aantekeningen te maken. 

Concept

De concept sectie is relatief klein en is bedoeld om zaken kernachtig op te schrijven. Dit kunnen onderwerpen zijn die in de notities terugkomen, maar ook verdiepende vragen horen hier thuis. Ken je een bepaalde term niet, dan kan je deze hier ook kwijt, zodat je deze achteraf kan opzoeken.

Oorspronkelijk was de concept sectie bedoeld om achteraf, na een college, in te vullen. Je kan dit in mijn ogen echter ook prima gebruiken tijdens het maken van aantekeningen. Randvoorwaarde daarbij is wel dat je dit kan doen zonder belangrijke informatie van je college of gesprek te missen. Door deze sectie goed te gebruiken zie je snel waarin je je verder wilt verdiepen (handig bij het studeren) of hoe een bepaalt concept samenhangt met een andere theorie (bijvoorbeeld bij het lezen van een boek). Door vragen op te schrijven hou je je brein actief en ben je meer betrokken bij hetgeen waarmee je bezig bent.

Samenvatting

Dit is de belangrijkste sectie binnen het Cornell note taking system. In de samenvatting schrijf je kort en kernachtig op wat de essentie van je aantekeningen is. Het forceert je afstand te nemen van de details en te kijken naar de hoofdzaken. Dit is uiteraard heel nuttig bij het teruglezen van je notities. Ook kan je hiermee effectiever deelnemen aan een vervolgmeeting of college. Daarnaast dient het nog een doel. De samenvatting schrijven is namelijk een moment van reflectie op de informatie die je hebt verwerkt. Door een korte samenvatting te schrijven sluit je het onderwerp af in je hoofd en kan je door naar een volgend onderwerp (bijvoorbeeld het volgende college).

Dit is ook een belangrijke reden om geen ‘back-to-back’ vergaderingen te plannen. Mensen hebben tijd nodig om de informatie te verwerken voordat ze nieuwe informatie kunnen opnemen. Zonder pauze tussen vergaderingen door blijft er een ‘aandachtresidu’ hangen in de vorige meeting, waardoor je niet optimaal kan functioneren. Meer over effectief vergaderen lees je hier.

Gebruik de samenvatting om op te schrijven wat je hebt geleerd. Merk op dat dit wezenlijk verschilt van het opschrijven van de kern van de informatie. Wat je al weet hoef je immers niet op te schrijven. Door alleen op te schrijven wat je hebt geleerd kan je de samenvatting kort en kernachtig houden. De samenvatting bevat het antwoord op de vraag “Wat was het belangrijkste dat ik heb geleerd van dit college of boek?”.

De samenvatting bevat het antwoord op de vraag “Wat was het belangrijkste dat ik heb geleerd van dit college of boek?”

5 praktische tips voor effectieve aantekeningen

Los van de methode die je gebruikt om notities te maken, zijn er ook een aantal praktische tips die leiden tot effectieve aantekeningen. Hieronder deel ik 5 tips waarbij met relatief kleine aanpassingen veel winst te behalen is.

1. Schrijf niet alles op

Eerder schreef ik al dat je de juiste balans moet vinden voor de hoeveelheid aantekeningen die je maakt. Het is de moeite waard daar extra bij stil te staan. Zorg dat je aantekeningen korter zijn dan hetgeen je hoort of leest en wilt onthouden. Hiervoor zijn verschillende redenen. Zo is het eenvoudiger belangrijke informatie terug te vinden als er in zijn geheel minder tekst is om door te pluizen. Logisch. 

Daarnaast kan je niet actief luisteren en schrijven tegelijk. Het is dus belangrijk om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn met het maken van aantekeningen. Zo kan je direct weer verdergaan met luisteren naar nieuwe informatie. 

Ten derde – en dit is ook het belangrijkste punt als je informatie wilt onthouden – zorgt minder opschrijven ervoor dat je de informatie beter onthoudt. Door minder op te schrijven forceer je je hersenen actief op zoek te gaan naar informatie. Zo ontstaat er een sterker pad in je geheugen naar de informatie toe. In het vervolg kan je dit pad gemakkelijker terugvinden en de informatie dus beter naar boven halen. Deze methode staat bekend als active recall.

2. Organiseer notities per onderwerp

Groepeer je notities per onderwerp, niet per bron. Uiteindelijk wil je verbanden zien in de aantekeningen die je maakt. Wanneer informatie over een bepaald onderwerp tijdens verschillende colleges terugkomt, dan is het logisch dit centraal te bewaren. Zo kan je de informatie eenvoudiger terugvinden. Je zoekt namelijk meestal op het onderwerp waarvan je iets wilt weten, in plaats van op de context waarbinnen je het hebt gehoord. Ook kan je met deze ordening gemakkelijker verbanden leggen tussen de informatie die je op verschillende plekken over eenzelfde onderwerp hoort.

3. Ga wel/niet gestructureerd te werk

Afhankelijk van het doel dat je nastreeft kan je ervoor kiezen wel- of juist niet gestructureerd te werk te gaan. Zelf doe ik beiden, afhankelijk van mijn doel. Net als bij mijn inbox heb ik ook mijn notitieblokken geordend op basis van de Getting Things Done methodiek. De twee notitieblokken die voor dit artikel relevant zijn, zijn Reference en Someday/Maybe.

Binnen het Reference notitieblok werk ik gestructureerd. De informatie die hier staat wil ik eenvoudig kunnen terugvinden en ik gebruik het als naslagwerk. Het Someday/Maybe notitieblok is minder gestructureerd. Hier dump ik interessante ideeën die ik bijvoorbeeld online tegenkom. Dit kunnen teksten, afbeeldingen of video’s zijn. Door de tweede tip hierboven, het organiseren van notities per onderwerp, toe te passen, kan ik verbanden tussen verschillende ideeën en aantekeningen leggen.

Binnen het Someday/Maybe notitieblok is het doel dus niet om effectieve aantekeningen te maken, maar juist of nieuwe ideeën en verbanden te laten ontstaan. Een rigide structuur zou daarbij minder doeltreffend zijn. De structuur volledig loslaten is dan ook weer niet iets dat bij mij past. Ook hierbij gaat het dus om het vinden van de juiste balans die voor jou werkt. 

4. Schrap wat je niet nodig hebt

Het belangrijkste van notities is dat ze nuttig zijn. De manier van aantekeningen maken is dus niet het belangrijkste. Effectieve aantekeningen zijn die aantekeningen waar je daadwerkelijk iets aan hebt. Door te schrappen wat je niet nodig hebt, kan je de relevante informatie sneller vinden. Dit is iets dat ik zelf heb moeten leren. Uit angst informatie kwijt te raken, bewaarde ik al mijn aantekeningen. Hierdoor werd het onmogelijk informatie overzichtelijk op te slaan. Er was simpelweg te veel ruis. 

Nutteloze informatie en aantekeningen verwijderen is op alle fronten beter. Je kan relevante informatie sneller vinden, hebt minder last van ruis en het kost je uiteindelijk minder tijd. Een mogelijk nadeel is dat je te veel aantekeningen weggooit. Wat is het ergste dat dan kan gebeuren? Moet je het opnieuw aan iemand vragen of opzoeken? Of moet je bijvoorbeeld een hoofdstuk opnieuw lezen? Dit weegt niet op tegen de voordelen van het opschonen van je notities.

5. Publiceer je werk

Toegegeven, deze tip is niet in alle situaties even relevant. Als stok achter de deur voor het verbeteren van je manier van aantekeningen maken, kan je jouw aantekeningen publiceren. Je kan bijvoorbeeld je notities van een overleg delen met anderen, zodat zij ook jouw verslaglegging kunnen inzien. Het gebruik van je eigen afkortingen en symbolen kan hierbij wel een belemmering zijn. 

De druk van het publiceren van je werk zorgt ervoor dat je actiever oplet wanneer informatie gedeeld wordt. Het is de stok achter de deur die sommige mensen nodig hebben. Ook kan je tot effectievere aantekeningen komen door de input van anderen mee te nemen in je aantekeningen van het volgende overleg.

De beste tip voor effectieve aantekeningen

Ik realiseer me dat dit artikel veel uiteenlopende ideeën en tips bevat. De valkuil daarbij is dat je er daardoor niet mee aan de slag gaat. Het is simpelweg te veel. Om dat te voorkomen heb ik deze laatste alinea toegevoegd. Het bevat die ene tip die je direct kan toepassen voor maximaal resultaat. Ben je er klaar voor? Hier komt ie:

Neem aan het einde van elke afspraak (dit kan een college, vergadering of gesprek zijn) 5 minuten de tijd om een kernachtige samenvatting te schrijven. De samenvatting bevat het antwoord op de vraag “Wat was het belangrijkste dat ik heb geleerd van dit college, boek of deze vergadering?”.

Door hier een gewoonte van te maken zal je zien dat je met meer rust de volgende afspraak in gaat en de essentie van je interactie later ook sneller kan terugvinden. Zo helpen effectieve aantekeningen bij het krijgen van meer focus en rust.

Take notes. Everything is copy.

Nore Ephron