In de meeste organisaties kan werk een stuk effectiever worden uitgevoerd. Maar waar moet je beginnen met verbeteren? Hoe zorg je dat verbetering geen eenmalige oefening is, maar een standaardaanpak binnen je bedrijf? Welke stappen moet je daarvoor zetten? De Deming cirkel biedt een aanpak voor het continu verbeteren van de kwaliteit van producten, diensten en processen. Door dit model toe te passen verbeter je niet alleen individuele processen, maar je transformeert je hele organisatie. Dit artikel neemt je mee in de manier waarop je dat voor elkaar krijgt.
Continuous improvement is better than delayed perfection.
Mark Twain
Wat is de Deming cirkel
De Deming cirkel is geïntroduceerd door William Edwards Deming en heeft veel faam verworven door de toepassing ervan in de Japanse auto-industrie na de Tweede Wereldoorlog. Dit model staat ook wel bekend als de PDCA cyclus of het Deming wiel en het beschrijft een aanpak voor het borgen van continue verbetering binnen organisaties.
Door de eenvoudige opzet is het model toepasbaar op de verbetering van producten, processen of diensten in elke sector. Of het nu gaat om het werk in een fabriekshal of de ontwikkeling van software, de Deming cirkel helpt je bij het continu verhogen van de kwaliteit.
De 4 stappen in de Deming cirkel
De Deming cirkel kent vier stappen, namelijk:
- Plan. Stel een doel voor de verbetering die je binnen je proces wilt bereiken. Analyseer het proces, onder andere door oorzaken en gevolgen in kaart te brengen. Heb je de kern van de huidige situatie doorgrond dan stel je een hypothese op voor de verandering die je verwacht te realiseren.
- Do. Dit betreft het uitvoeren van de verandering. Bij voorkeur doe je dit op kleine schaal in een gecontroleerde omgeving. Als het helpt, noem het dan een Proof of Concept, Minimal Viable Product of Pilot.
- Check. Onderzoek het resultaat en vergelijk dat met je initiële verwachting (je hypothese bij de Plan stap). Wat heb je geleerd? Wat ging fout? Deze stap gaat niet alleen over de vraag of je proces is verbeterd, maar ook over de vraag of dat komt door de reden die je vooraf had bedacht. De vraag is niet “Werkt dit?”, maar “Waarom werkt dit?”. In plaats van Check wordt hier om die reden soms ook de term ‘Study’ gebruikt.
- Act. Implementeer de verandering, of kies ervoor deze niet over te nemen. Rol de verbetering uit in de gehele organisatie, borg dat in het proces en standaardiseer waar mogelijk. Een belangrijk onderdeel binnen deze laatste stap is ook het borgen van kennis binnen de organisatie. Daarmee zorg je voor een beter begrip van de wijze waarop de organisatie werkt, wat helpt bij toekomstige verbeterinitiatieven.
Wanneer de laatste stap uit de cyclus – Act – is afgerond, dan start een volgende ronde waarin de cirkel wordt doorlopen. Zo zorg je voor continue verbetering binnen je organisatie.
Hoe werkt de Deming cirkel?
Het doel van de Deming cirkel is het in kaart brengen en reduceren van verliezen binnen organisaties. Het model helpt om grote processen of projecten op te delen in kleinere verbeterinitiatieven die iteratief kunnen worden opgepakt. Elke keer dat je de cyclus doorloopt doe je nieuwe inzichten op die je bij een volgende verbetering kan gebruiken.
Misschien komt de Deming cirkel je bekend voor. Dit model is namelijk gebaseerd op het wetenschappelijke proces Hypothese – Experiment – Evaluatie, dat al in 1620 werd geïntroduceerd door Francis Bacon. Deming zelf vond het belangrijk dat de onderliggende wetenschappelijke basis werd aangehouden bij toepassing van zijn model. Dat houdt onder ander in dat je niet zomaar wijzigingen in een proces aanbrengt in de Do fase, zonder daarvoor een helder plan en hypothese op te stellen. Zo begrijp je beter wat de verandering teweeg heeft gebracht en hoe het resultaat tot stand is gekomen.
Beperkingen van de Deming cirkel
De Deming cirkel is een praktisch en nuttig model voor het werken aan continue kwaliteitsverbetering. Alleen dit model toepassen is echter niet voldoende. Hieronder licht ik drie aandachtspunten toe wanneer je aan de slag gaat met de Deming cirkel.
Het geheel is meer dan de som der delen
William Deming benadrukte dat constante afstemming tussen verschillende afdeling, zoals Marketing, Sales en Engineering, nodig is om te blijven verbeteren. Kwaliteit hoort niet thuis bij individuele processen, personen of afdelingen. Individuele processen kunnen foutloos opereren terwijl het bedrijf te gronde gaat. Het is juist de samenwerking tussen afdelingen en mensen die tot nieuwe inzichten en betere producten en diensten leidt.
Toepassing vereist een enigszins stabiele omgeving
Dit verbetermodel is in elke sector toepasbaar, maar het vereist wel enige mate van stabiliteit. In een complexe snel veranderende omgeving is het uitdagend een hypothese op te stellen en te toetsen, gezien de vele variabelen. Oorzaak en gevolg zijn dan lastig(er) aan te tonen. Hierdoor zie je dat dit model vaker wordt toegepast in de meer klassieke maakindustrie zoals het produceren van auto’s dan in sneller veranderende markten zoals die van softwareontwikkeling.
Ook in snel veranderende omgeving kan je de Deming cirkel toepassen, maar dat vereist onder andere meer aandacht voor het kiezen van een gecontroleerde omgeving in de Do fase.
Je hebt executive sponsorship nodig
Het kost meestal niet erg veel moeite de handen op elkaar te krijgen voor een kleinschalige test. De valkuil is dan om daar genoegen mee te nemen en aan de slag te gaan. Als de test succesvol is, dan wil je de verbeterde aanpak zo snel mogelijk op grote schaal binnen de rest van de organisatie uitrollen. Het is zonde als je dan op weerstand stuit.
Zorg dus dat je vanaf de start van je project buy-in op het juiste niveau hebt. Als het senior management betrokken is bij de kleinschalige test dan zal je bij een grootschalige uitrol ook op minder weerstand stuiten in de rest van de organisatie.
Aan de slag met de Deming cirkel
Elke organisatie kan blijven verbeteren en de Deming cirkel helpt bij het implementeren van continue verbetering in je organisatie. Door de eenvoudige opzet is dit model van toepassing op vele industrieën, producten en diensten. Kies een proces of product en start je eerste verbetercyclus door een analyse te doen op de werking van dat proces en een hypothese op te stellen voor een verbetering.
Excellent firms don’t believe in excellence – only in constant improvement and constant change.
Tom Peters