Zo haal je het maximale uit je digitale werkdag

Jij wilt toch ook een effectieve digitale werkdag? Als je een kantoorbaan hebt, dan ben je ondertussen wel gewend aan het thuiswerken. Urenlang vermoeid achter je scherm zitten en tussendoor ook nog het huishouden runnen. Dat kan anders!

Vaak moet er iets gebeuren voordat er iets gebeurt.

Johan Cruijff

In dit artikel licht ik de uitdagingen toe die komen kijken bij remote (samen)werken. Uiteraard komen hierbij ook de mogelijkheden waarmee je jouw digitale werkdag beter vorm kan geven aan bod.

---

Het maximale uit je digitale werkdag halen in 1 minuut

---

Vul de (technische) randvoorwaarden goed in

Dit lijkt wellicht een open deur, maar online goed kunnen samenwerken start natuurlijk met het zorgen voor de juiste (technische) randvoorwaarden. Dat gaat verder dan alleen een goede laptop en stabiele internetverbinding, denk bijvoorbeeld aan:

• Een thuiswerkplek die aan de arbo-eisen voldoet, dus met een degelijke bureaustoel en een goed bureau. Een korte tijd aan de keukentafel werken kan prima, maar de tijdelijkheid van het thuiswerken zijn we al enige tijd voorbij.
• Goede technische faciliteiten zoals een degelijke laptop en mobiele telefoon, stabiel en snel (genoeg) internet, een extra monitor en keyboard en wellicht ook een (noise-cancelling) koptelefoon.
• De juiste software en training. Installeren van Microsoft Teams of Zoom is één ding, het juiste gebruik er van is een tweede. Zorg dat je begrijpt hoe je optimaal gebruik kan maken van deze software, zodat het je helpt bij je werkzaamheden en geen onnodige frustratie oplevert.

Bereid je online presentatie nóg beter voor

Als je een digitaal verhaal gaat houden, dan vergt dit extra inspanning ten opzichte van een fysieke presentatie. Je voorbereiding moet nog beter zijn, omdat mensen nu eenmaal sneller vermoeid en afgeleid raken als ze thuis achter hun bureau zitten. Elke technische misstap – je staat nog op mute, je camera staat verkeerd ingesteld of je kamer is te donker – is een potentieel afhaakmoment voor deelnemers. Bereid je tijdens een digitale werkdag dus extra goed voor om afhakers te voorkomen. Schakel indien nodig iemand in die je presentatie kan faciliteren.

It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent. It is the one that is most adaptable to change.

Charles Darwin

Ook interactie moet je begeleiden

Denk goed na of en hoe je interactie wilt faciliteren. Als je een gezelschap van meer dan 5 mensen hebt, dan wordt het al snel een chaos als iedereen zijn microfoon heeft aanstaan. Hiervoor zijn alternatieven, met als bijkomend voordeel dat de meer terughoudende deelnemers op een laagdrempelige manier ook gehoord worden.

De eerste stap kan het gebruik van de chat functie in Teams of Zoom zijn. Een volgende stap is het inzetten van programma’s als Mentimeter, Slido of Kahoot.

The next step: aanvullende software

Naast de standaard functionaliteiten in Microsoft Teams en Zoom zijn er online ook tools beschikbaar om je digitale presentatie echt naar een volgend niveau te tillen.

Bekijk bijvoorbeeld eens de mogelijkheden van OBS Studio of VoiceMeeter. Dit zijn niet de meest laagdrempelige tools, maar voor een demo of live event kan het de moeite waard zijn hier in te duiken. In het geval van OBS Studio kan het zijn dat ook je hardware (laptop) van technische goede kwaliteit moet zijn om hier soepel mee te kunnen werken.

Wanneer je tenslotte echt voor een volledige digitale onderdompeling gaat, dan is Virbela wellicht iets voor jou. Hier is een hele digitale wereld gebouwd voor het organiseren van bijvoorbeeld een lezing of presentatie.

Maak heldere afspraken

De omgangsregels bij een fysieke afspraak verschillen per organisatie en zijn afhankelijk van de bedrijfscultuur. Verwachten we van elkaar dat we op tijd komen, elkaar laten uitpraten, laptops wel of niet op tafel hebben, et cetera.

Bij digitaal samenwerken gelden veel van die regels ook, maar omdat we elkaar niet direct met één blik kunnen corrigeren, moeten we deze explicieter benoemen. Daarnaast moeten er bij een digitaal overleg meer afspraken gemaakt worden, simpelweg omdat er meer en andere mogelijkheden beschikbaar zijn.

De 3 grootste aandachtspunten voor je digitale werkdag

Hieronder staan de 3 belangrijkste aandachtspunten voor digitale meetings op een rij, aangevuld met een bonustip, voor de echte digitale professional:

“Je staat nog op mute”

Het eenvoudigste en meest bekende voorbeeld is de ‘mute, tenzij’ regel, om te voorkomen dat mensen door elkaar gaan praten. Bijkomend voordeel is dat je de verbouwing van de buren van je collega zo ook niet tot in detail meekrijgt. In klein overleg kan het echter wel oké zijn om je microfoon de hele tijd aan te laten; door bijvoorbeeld iemand te horen kuchen kan het overleg minder ‘steriel’ aanvoelen, waardoor meer verbondenheid wordt ervaren. Zorg wel even dat je microfoon aanstaat als je gaat praten, om de welbekende “je staat nog op mute” te voorkomen.

Laat jezelf zien

Bij veel bedrijven is het ondertussen al goed ingeburgerd dat je je camera standaard aan zet. Als je dit niet doet, noem het dan geen meeting maar een call, zodat de verwachtingen voor iedereen helder zijn.

Zelf ben ik groot voorstander van het aanzetten van de camera. Het ontbreekt al aan zo veel non-verbale communicatie en contact, dat het zonde is om deze mogelijkheid niet te benutten. Is je huis een puinhoop? Ook dat is tegenwoordig geen excuus meer om je camera uit te laten. De digitale achtergrond in Microsoft Teams of Zoom maakt een zeer professionele achtergrond mogelijk, ongeacht je daadwerkelijke omgeving.

Focus, focus, focus

Als je fysiek in een overleg zit, dan ga je ondertussen geen e-mails beantwoorden, toch? Doe dit dan ook tijdens je digitale werkdag niet. Ga tijdens een gesprek niet op je telefoon kijken. Sterker nog, leg je telefoon helemaal weg!

Afhaken is iets voorkomen natuurlijks, maar bedenk wel dat je daarin een keuze hebt. Je bent ook zelden de enige. Haak je af of ben je de draad kwijt, geef het dan aan. Dit vergt wat moed, maar mensen vergeven je dit zo, zeker omdat bijna iedereen dit herkent. Sterker nog, je eerlijkheid wordt vaak enorm op prijs gesteld.

De bonustip

Dan de beloofde bonustip, voor als je echt het maximale uit je digitale meeting wilt halen: neem mensen mee in wat er gaat gebeuren. Laat bijvoorbeeld duidelijk weten wanneer er een pauze is en maak kenbaar weten wanneer je weer verdergaat.

Het beste werkt het om tijdens de pauze een klok in beeld te hebben, waarop je aangeeft hoe lang de pauze nog duurt. Wat vaak ook als prettig wordt ervaren is om tijdens de pauze wat rustige muziek op te zetten. Dit laatste kan je ook tijdens een online brainstormsessie erg goed inzetten.

Zorg voor persoonlijk contact

Waar ik persoonlijk het meeste moeite mee heb op het gebied van thuiswerken is het gebrek aan persoonlijk contact en binding met mijn collega’s. Ik heb het geluk dat ik voor Corona al ruime tijd bij InSpark werkte, waardoor ik mijn collega’s al goed kende. Stel je eens voor dat je tijdens deze pandemie aan een nieuwe baan bent gestart. Hoe ga je om met persoonlijk contact en het aansturen van mensen tijdens je digitale werkdag?  

Verzorg informele ontmoetingen

Het leukste aan collega’s zien en spreken op kantoor zijn voor mij de toevallige interacties die je daar hebt. Je weet niet wie je tegenkomt bij de koffieautomaat en juist daardoor leer je veel collega’s (en daarmee je organisatie en bedrijfscultuur) beter kennen. Hoe kan je dit ook digitaal mogelijk maken?

Laat ik voorop stellen dat ik niet geloof dat je het fysieke contact met collega’s volledig kan vervangen door een digitale variant. Wat ik wel denk, is dat er mogelijkheden zijn om hier digitaal het beste van te maken. Hieronder 3 voorbeelden ter inspiratie:

1. De Icebreaker app in Microsoft Teams.
   De collega’s die er voor open staan kunnen zich aanmelden bij deze app. Vervolgens wordt je elke week aan een willekeurige collega gekoppeld, waarmee je een digitale kop koffie kan drinken.
2. Een continue meeting
   Maak een Teams of Zoom meeting aan die de hele dag open staat voor collega’s die dat leuk vinden. Dit is ook een goede laagdrempelige manier voor nieuwe collega’s om de organisatie te leren kennen.
3. Challenge voor nieuwe medewerkers
   Geef nieuwe medewerkers in hun eerste maand een challenge mee. Denk aan iets als: ga op de foto (tegenwoordig een screenshot) met minimaal 30 collega’s.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden om contact te maken. Ik weet zeker dat als je hier met een aantal collega’s over na gaat denken, er fantastische nieuwe initiatieven naar voren zullen komen. Vind je jezelf niet zo creatief, dan kan een korte zoektocht op Google je ook op nieuwe ideeën brengen.

The true sign of intelligence is not knowledge but imagination.

Albert Einstein

Hou contact en pak je vrijheid

Juist de signalen van collega’s die het moeilijk hebben zijn nu minder zichtbaar. Des te belangrijker dus om hier bewust van te zijn en daar extra aandacht aan te besteden. Uiteraard ligt hier een taak voor het management, maar bedenk vooral ook hoe je hier zelf een positieve bijdrage aan kan leveren. Bel eens ‘zomaar’ een collega op, je zou het verschil kunnen maken in zijn of haar dag!

De bedrijfscultuur is waarschijnlijke een belangrijke reden waarom je werkt waar je nu werkt. Wees je er van bewust dat jij die cultuur mede vormgeeft. Stimuleer collega’s om tijdens werktijd een rondje te gaan lopen of op een andere manier een pauze in te lassen. Realiseer je ook hoe vreemd het eigenlijk is dat ik hiernaar refereer als ‘werktijd’.

Het juiste moment om te ontspannen is wanneer je daar geen tijd voor hebt.

Sydney J. Harris

Plan je virtual commute

Het laatste belangrijke aandachtspunt is het bepalen waar voor jou de grens ligt tussen werk en privé. Er zijn mensen die dit graag door elkaar laten lopen, maar ik geloof dat de meesten van ons gebaat zijn bij een heldere scheiding tussen de twee. Toen we nog met zijn allen op kantoor werkten was deze scheiding er vanzelf, door de reis tussen je woon- en werk locatie. Nu deze reistijd is weggevallen, is het verstandig een virtual commute in je dag in te bouwen. Het idee hiervan is dat je een gewoonte creëert om je werkdag te starten en af te sluiten.

Dit kan bijvoorbeeld een rondje lopen zijn, een mindfulness oefening doen of de krant lezen. Zelf start ik de dag met het wegbrengen van de kinderen naar de opvang en ik sluit mijn werkdag af wanneer ik ze weer ophaal. Zo heb ik een helder kader om mijn werkdag geplaatst. Wat hierbij uiteraard ook helpt is het hebben van een aparte werkkamer, zodat je ook daar de deur achter je kan dichttrekken.

When you work, work hard. When you’re done, be done.

Cal Newport

Deel je ervaringen!

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen met een digitale werkdag. Heb je zelf nog goede tips of ervaringen, deel ze dan in de comments onder dit artikel!