Effectief brainstormen: zo boor je de creativiteit in jezelf en anderen aan!

Velen associëren brainstormen met een ruimte zonder meubilair waarin je verplicht een dagdeel post-its – of ‘geeltjes’ – moet plakken. Vervolgens werk je het idee uit van degene die het hardst schreeuwt waarna je weer doorgaat met je dag. Met een beetje mazzel zat er wel een lekkere lunch bij inbegrepen. Herkenbaar?

Het is een misvatting te denken dat brainstormen vrijblijvend is en een hoop creatieve geesten vereist. Met de juiste voorbereiding en begeleiding geeft ook jouw volgende brainstorm veel meer energie dan het kost en levert het concrete resultaten op.

Two heads are definitely better than one and by sourcing ideas from each other, you have a better chance of coming up with a strategy that will allow your business to overcome a setback or challenge.

Richard Branson

Zorg voor de juiste omgeving en mindset

Vind jij jezelf niet creatief? Of heb je al meer dan eens in een ‘brainstorm’ gezeten waarbij degene die het hardst schreeuwde alle creativiteit professioneel de kop in drukte? Logisch dat je dan sceptisch bent over het nut en de noodzaak van brainstormen. Zorg dat je de randvoorwaarden uit dit artikel invult en je maakt hier al snel een groot verschil.

Iedereen kan brainstormen

Iedereen is creatief. Als je dit niet gelooft, vraag dan je ouders eens wat je als kind allemaal uitspookte. Hoe leerde je als kind? Je bedacht iets en dan deed je het. Je kende weinig grenzen en wanneer je iets onbekends tegenkwam wist je hoe je daar mee om moest gaan: net zo lang waarom? vragen totdat je ouders er knettergek van werden.

Hoe anders zijn we als volwassenen. Waar zijn wij goed in? We kunnen analyseren, kritisch denken en risico’s afwegen. Allemaal nuttige eigenschappen, maar niet als het aankomt op het bedenken van ideeën. Vanaf onze eerste schooldag worden er vragen gesteld waarop een juist antwoord te vinden is. We leren kritisch kijken naar de manier waarop we tot die antwoorden komen om zo in de toekomst nog beter naar een juist antwoord toe te kunnen werken.

En dan kom je er achter dat er in het leven niet altijd een juist antwoord is. De wereld is complex en het is aan jou om creatieve oplossingen te bedenken voor de uitdagingen die op je pad komen. Maar daar ben je niet voor opgeleid. Het goede nieuws is dat de creativiteit die je zoekt als kind wel in je zat. Je hoeft dit dus slechts zien aan te boren.

I never made one of my discoveries through the process of rational thinking

Albert Einstein

Het doel van brainstormen is kwantiteit

Brainstormen is niet vrijblijvend en het is dan ook van belang het doel vooraf helder vast te stellen met alle deelnemers. Het doel van een brainstorm is kwantiteit, geen kwaliteit. Je wilt zoveel mogelijk ideeën op papier krijgen en meer is dus beter. De kans dat er tussen heel veel ideeën een goed idee zit is statistisch gezien immers groter dan de kans dat er tussen heel weinig ideeën een goed idee zit.

It is easier to tone down a wild idea than to think up a new one.

Alex Faickney Osborn

Het is belangrijk niet alleen te bespreken dat het doel kwantiteit en geen kwaliteit is, maar ook wat de kaders zijn. Wil je ideeën die betrekking hebben op een specifiek team of product of zijn alle ideeën even waardevol? Ga na wanneer je tevreden bent met de uitkomst van de brainstorm. Dit is ook een hele goede vraag om voor het brainstormen aan de deelnemers te stellen: Wanneer is deze sessie voor jou succesvol?

Ja, en …

Iedereen is creatief, maar alle duwtjes in de goede richting helpen. Iets ogenschijnlijk triviaals als je woordkeuze maakt een groot verschil in de manier waarop je naar een uitdaging kijkt. Het woord uitdaging in zichzelf is daar al een voorbeeld van. Ik had namelijk ook de term ‘probleem’ kunnen kiezen, maar doe dat bewust niet. Tijdens het brainstormen zijn er twee combinaties van woorden die de creativiteit ten goede komen.

De eerste combinatie zorgt er voor dat er wordt doorgebouwd op elkaars ideeën. De twee woorden die je daarvoor gebruikt zijn “Ja, en …”. Iemand oppert een idee waarop een ander antwoordt met “Ja, en we zouden er ook nog x bij kunnen doen!” Met “Ja, en” worden ideeën groter. Een belangrijke afspraak bij het gebruik van “Ja, en” is dat de woordcombinatie “Ja, maar” verboden is. Met “Ja, maar” worden ideeën kleiner. Een bijkomend voordeel van “Ja, en” ten opzichte van “Ja, maar” is dat je meteen buy-in op het idee krijgt. Van wie is het idee namelijk als je er gezamenlijk op hebt doorgebouwd? Juist, van ons!

De tweede combinatie van woorden legt de nadruk op het formuleren van oplossingen. Door een uitdaging te formuleren met de woorden “Hoe zouden we …” gaan je hersenen meteen in oplossingen denken. Precies de mindset die we nodig hebben! Formuleer de uitdaging die je wilt behandelen tijdens een brainstorm dus als een vraag die begint met “Hoe zouden we”. Een heel praktische tip die je veel schrijfwerk kan besparen is om dit af te korten naar HZW.

Na regen komt zonneschijn

In het boek Sticky Wisdom stelt Dave Allen dat er 2 manieren zijn om met een nieuw idee om te gaan. Beide aanpakken illustreert hij aan de hand van een acroniem, namelijk RAIN en SUN.

RAIN staat voor:

• React straight away
• Assume you know everything
• INsist your are right

SUN staat voor:

• Suspend your judgement. Dit gaat over het inbouwen van een pauze (een gap), zodat je het idee kan laten bezinken.
• Understand what’s in front of you. Stel vragen zodat je het idee beter begrijpt.
• Nurture the idea. Gebruik “Ja, en” om door te bouwen op het initiële idee.

Het mag duidelijk zijn welke methode het beste werkt in een brainstorm, waarbij het doel is zoveel mogelijk nieuwe ideeën te genereren.

Van brainstormen naar brainwriting

We zijn allemaal creatief, maar ook als we die creativiteit weten aan te boren dan kan het vat op den duur een beetje leeg raken tijdens het brainstormen. Hoe zorg je er voor dat je jouw creativiteit dan weer een boost geeft?

Het concept van brainwriting

Brainwriting kan de sleutel tot succes zijn. Bij brainwriting wissel je individueel werken af met groepswerk. Je werkt zelf aan een idee en vervolgens kan een ander daarop doorbouwen. Ondertussen maak jij de volgende stap met het idee van een ander. Er zijn verschillende manieren om dit toe te passen, die onder andere afhangen van het type meeting, namelijk fysiek of digitaal. Bij een fysieke meeting kan je jouw ideeën direct doorgeven aan degene die naast je zit, zodat diegene daarop kan doorbouwen.

Bij een digitale brainwriting sessie kan je iedereen vragen vooraf vragen 5 ideeën mee te nemen. Tijdens de sessie bespreek je deze ideeën gezamenlijk, waarna je de tijd neemt hierop door te bouwen. Vervolgens wissel je af tussen individueel nieuwe ideeën bedenken en hier gezamenlijk op doorbouwen. Zelf heb ik dit in een internationale digitale sessie meegemaakt en ik heb ervaren dat dit een zeer krachtige methode is om tot nieuwe ideeën te komen.

Bijkomende voordelen van brainwriting

Er zijn verschillende bijkomende voordelen van brainwriting. Naast bevorderen van het ontstaan van nieuwe ideeën krijgt ook iedereen de kans zijn of haar bijdrage te doen. Het is dus niet zo dat het idee van degene met de grootste mond wordt opgepakt. Ook de meer introverte deelnemers krijgen de kans hun waardevolle input te delen. Ook voorkom je anchoring, waarbij het eerste idee dat wordt geopperd de rest van de sessie domineert.

Psychologists usually offer three explanations for the failure of group brainstorming. The first is social loafing: in a group, some individuals tend to sit back and let others do the work. The second is production blocking: only one person can talk or produce an idea at once, while the other group members are forced to sit passively. And the third is evaluation apprehension, meaning the fear of looking stupid in front of one’s peers.

Susan Cain

Tips voor het genereren van ideeën

Wanneer je brainwriting toepast dan zal je ook zelf met ideeën op de proppen moeten komen. Drie praktische tips om je op weg te helpen:

• Ga wandelen. Je hebt dit al zo vaak gehoord: wandelen activeert je brein. Je weet ook wel dat hier veel onderzoek naar is gedaan en toch doe je dit te weinig. Ga met een concrete vraag op pad en loop eens een kwartier of half uur in de buitenlucht. Ik merk dat de nieuwe elementen die ik hierbij tegenkom me op nieuwe ideeën brengen. Dit kan zoiets simpels zijn als een straatnaambordje dat een bepaalde associatie oproept.
  
• Gebruik het alfabet. Loop de letters van het alfabet langs en maak associaties met elke letter die je tegenkomt. Je begint dus bij de A en denkt aan auto’s, apen en Afrika. Zo kom je tot een diverse groep woorden die elk weer nieuwe associaties oproepen.
  
• Maak een mindmap. Schrijf in het midden van een leeg vel papier het onderwerp waarvoor je nieuwe ideeën wilt bedenken. Bijvoorbeeld Hoe zouden we de klanttevredenheid voor ons product kunnen verhogen? Vervolgens schrijf je alles dat in je opkomt op in de vorm van een mindmap.

All truly great thoughts are conceived while walking

Friedrich Nietzsche

Neem alle mogelijke drempels weg

Ook bij brainstormen geldt dat je alle mogelijke drempels om het gewenste gedrag te vertonen – in dit geval het bedenken van nieuwe ideeën – wilt wegnemen. Eén van die drempels is het opschrijven van een idee. Als er iets in je opkomt en je wilt het opschrijven, dan is dat direct een moment waarop je gaat evalueren wat je van het idee vindt. Het doel is echter kwantiteit en niet kwaliteit van ideeën, dus deze evaluatie kan je niet gebruiken. Hoe kan je dit voorkomen?

Ik ben er achter gekomen dat het gebruik van voice memo’s mij hierin enorm helpt. Je kan hiervoor specifieke apps downloaden, maar de native functionaliteit van je smartphone werkt hiervoor prima. Ga je dus wandelen om oplossingen voor een uitdaging te bedenken, neem dan alle ideeën op die in je opkomen. Denk je dat anderen je vreemd zullen aankijken en is dat een belemmering voor je, dan kan je altijd doen alsof je een gesprek met iemand voert. Eenmaal op je werkplek aangekomen verwerk je de ideeën op papier, zonder ze daarbij te evalueren.

Wat als …

We laten ons nogal eens tegenhouden door regels. Regels die we in ons hoofd voor waarheid houden, maar ook regels die daadwerkelijk gelden binnen onze organisatie. Een methode die helpt hier creatief mee om te gaan staat bekend als Wat als. Deze techniek heb ik overgenomen van Duncan Wardle, het voormalig hoofd innovatie van Disney.

De methode kent de volgende 5 stappen:

1. Schrijf de uitdaging op. Wat is het dat je wilt oplossen of veranderen?
2. Schrijf de regels op. Welke regels gelden er, zowel officieel als de regels die we onbewust naleven.
3. Kies een regel en schrijf het volgende op: Wat als er geen <vul hier de gekozen regel in> zou zijn? Wanneer je met meerdere teams werkt dan kiest elk team een andere regel om zoveel mogelijk verschillende initiatieven te ontplooien.
4. Genereer ideeën. Hiervoor kan je de eerdergenoemde methoden, zoals brainwriting, gebruiken.
5. Bouw de ideeën uit. Gebruik “Ja, en” om de ideeën uit te bouwen.

Eerder schreef ik al dat de woorden die je gebruikt er toe doen. Dit principe komt ook hier terug bij de eerste stap, het opschrijven van de uitdaging. Zo ben je bij Disney geen medewerker, maar een acteur en hebben ze geen klanten maar gasten. Dit soort framing kan je inzetten bij het opstellen van de uitdaging. Hoe anders zullen de ideeën zijn wanneer je deelnemers vraagt ideeën aan te dragen voor een auto spa in plaats van een autowasstraat?

Learn the rules like a pro, so you can break them like an artist

Pablo Picasso

Van veel ideeën naar een concreet plan

Heb je alle ideeën verzameld en daarop doorgebouwd (“Ja, en …”), dan wordt het tijd om te convergeren. We gaan nu dus van veel ideeën naar enkele meer haalbare initiatieven. Groepeer de ideeën die op elkaar lijken of eenzelfde thema omvatten en verwijderen eventuele dubbele ideeën.

Er zijn verschillende manieren om te prioriteren, waarvan stemmen mijn favoriet is. Door te stemmen blijft het een groepsproces en zorg je dat de initiatieven door meerdere mensen gesteund worden. Zijn er te weinig stemmen voor een idee, dan zie je direct dat er onvoldoende draagvlak voor is. Stemmen kan je in meerdere ronden doen. Je kan bijvoorbeeld iedereen de mogelijkheid geven 3 stippen te zetten bij de ideeën die hem of haar het meest aanspreken. Prioriteer de ideeën op basis van het aantal stemmen en bespreek hoe jullie dit initiatief als groep verder gaan vormgeven.

Software voor brainstormen

Zelf gebruik ik zelden software bij een brainstorm, maar ik kan me voorstellen dat er situaties zijn wanneer dit toch goed van pas komt. Bijvoorbeeld wanneer je met een internationaal team samenwerkt. Als je een digitale brainstorm organiseert dan zijn er verschillende programma’s die hierbij kunnen helpen. Ik noem er hier 3, maar online zijn er nog veel meer te vinden.

• Candor. Deze software is specifiek gericht op online brainstormen. Het genereren van ideeën, daarop itereren en vervolgens prioriteren zijn standaard stappen die je doorloopt.
  
• Miro. Dit product is niet specifiek gericht op brainstormen. De insteek is breder, namelijk online samenwerken. Zelf heb ik positieve ervaringen met Miro, omdat het een laagdrempelige tool is die intuïtief werkt.
  
• Mural. Net als Miro is ook Mural niet specifiek gericht op brainstormen, maar heeft het de bredere insteek van online samenwerken.

Elk van deze tools behoeft de nodige voorbereiding en uitleg, zodat deelnemers zich tijdens het brainstormen volledig kunnen focussen op het genereren van nieuwe ideeën en zich niet hoeven bezighouden met technische randvoorwaarden.

Aan de slag met brainstormen

Je hebt nu alle methoden en technieken in handen om je volgende brainstorm tot een succes te maken. Steek minimale tijd in het selecteren van de juiste tools. Focus in plaats daarvan op het creëren van een omgeving die groei ademt en een mindset die is gericht op het genereren en uitbouwen van ideeën. Convergeren, reduceren en analyseren gaan ons veel gemakkelijker af, dus daar hoef je veel minder aandacht aan te besteden.

Een indicatie van een goede brainstorm is dat je met meer energie vertrekt dan waarmee je kwam. De sfeer die jullie gezamenlijk creëren laat een energie residu na dat de rest van de dag en misschien zelfs wel de rest van de week merkbaar is.

Ideas shape the course of history.

John Maynard Keynes