6 tips voor effectief vergaderen op basis van het CIA handboek

Wil je effectief vergaderen, dan kan het helpen je eerst af te vragen waarom veel overleggen niet effectief zijn. Met andere woorden: wat is er nodig om te zorgen dat een organisatie weinig gedaan krijgt en in feite vleugellam wordt gemaakt?

Enige tijd geleden kwam ik de Simple Sabotage Field Manual van het Office of Strategic Services, de voorloper van de CIA, tegen. Deze handleiding beschrijft hoe je op allerlei manieren kan saboteren en was initieel bedoeld als inspiratiebron om de Nazi’s in Europa tegen te werken.

Dit handboek is rond 1940 opgesteld, maar desondanks is de informatie vandaag de dag nog steeds relevant. Aan het einde van dit document staan een aantal tips om een organisatie tegen te werken. Door deze tips voor ineffectiviteit om te draaien, ben ik tot 6 tips voor effectief vergaderen (en voor effectief werken in het algemeen) gekomen.

Ineffective people live day after day with unused potential.

Stephen R. Covey

---

6 tips voor effectief vergaderen in 1 minuut

---

1. Zorg dat je doel helder is

Waarom wil je een vergadering beleggen? Ik merk dat er snel een halfuurtje in andermans agenda wordt geclaimd, zonder een helder geformuleerd doel voor het overleg. Vervolgens worden deze meetings ook te snel geaccepteerd. Als je er op dit moment geen tijd aan wilt besteden, accepteer dan ook geen overleg in de toekomst. Zeg nee en bespaar jezelf en anderen tijd en onnodige frustraties.

Als het doel helder is dan volgt de vraag: “is hiervoor wel een overleg nodig?”. Wellicht zijn er andere – effectievere – manieren van afstemming mogelijk. Zeker nu we massaal thuiswerken en een groot deel van de dag achter een scherm zitten, ligt vermoeidheid op de loer. Organisaties die volwassener zijn in het virtueel samenwerken, hebben vaak andere manieren van afstemming omarmt.

Als je er van overtuigd bent toch een meeting nodig te hebben om je doel te bereiken, zorg dan dat je vooraf een agenda opstelt. Benoem hierbij ook expliciet wat het doel van het overleg is. Als achtergrondinformatie nodig is om tot het doel te komen, deel die dan. Wees hierin wel beknopt (zie ook tip 3).

Een andere aanpak voor effectief vergaderen

Amazon heeft een interessante manier gevonden voor effectief vergaderen. Het gebruik van PowerPoint voor het presenteren van nieuwe ideeën is verboden. In plaats daarvan wordt een verhaal van maximaal 6 A4’tjes opgesteld. Wanneer de vergadering start dan krijgen alle aanwezigen 30 minuten de tijd om deze 6 pagina’s door te lezen. Vervolgens is er een algemeen informatieniveau van alle aanwezigen en kan een besluit worden genomen, op basis van de beschikbare kennis.

Het is lastig om je hele idee in 6 pagina’s te vatten en deze opzet zorgt dat de essentie goed uit de verf komt. Daarnaast zijn alle relevante feiten voor iedereen beschikbaar en bekend, zodat een weloverwogen besluit genomen kan worden.

2. Wees pragmatisch en durf risico’s te nemen

In elke organisatie zijn er processen, om de manier waarop zaken worden geregeld te stroomlijnen. Het proces is niet heilig. Een proces is niets meer dan een werkwijze die ooit door iemand is bedacht en in de meeste situaties waarschijnlijk goed werkt. Dat wil niet zeggen dat het altijd de beste oplossing biedt.

Een proces dient altijd een doel en we hebben de neiging dat doel na verloop van tijd uit het oog te verliezen. Focus op je doel en als het huidige proces daar niet op aansluit, doe het dan op een andere manier en pas waar nodig het proces aan.

Ask yourself at every moment “is this necessary?”

Marcus Aurelius

Zorg voor voortgang

Een pragmatische aanpak betekend ook dat je soms risico’s moet nemen. Je hebt simpelweg zelden alle informatie beschikbaar, dus beoordeel de informatie die je wél hebt en neem een besluit. Als dat besluit later onjuist blijkt, stuur dan bij. Besluiteloosheid is een groter probleem dan het nemen van de verkeerde beslissing.

Hoe vaak wordt er niet eindeloos overlegd over een onderwerp dat later van klein belang blijkt te zijn of waarbij de kosten qua tijdsinvestering hoger zijn dan de baten? Helaas zijn de indirecte kosten van het niet nemen van een beslissing zelden transparant.

Verantwoordelijkheden zijn niet altijd duidelijk, maar dat biedt juist kansen. Door besluitvaardig op te treden zorg je dat de organisatie in beweging komt, in plaats van te blijven hangen in analysis paralysis.

Kom tenslotte ook niet te gemakkelijk terug op een besluit als dat eenmaal genomen is. Een moeilijk besluit kent vaak voor- en tegenstanders, maar uiteindelijk moet iedereen het besluit accepteren. Zorg dat als een besluit eenmaal genomen is, iedereen uitspreekt daar achter te staan. Stille weerstand is lastig zichtbaar te maken en het is funest voor de effectiviteit van je team. Terugkomen op een besluit mag natuurlijk wel, maar alleen als er nieuwe inzichten zijn die daar aanleiding toe geven.

3. Communiceer helder en doelgericht

Plan geen vergadering zonder dat je voor jezelf helder hebt wat het doel er van is (tip 1). Bepaal vervolgens wie er daadwerkelijk nodig zijn om dat doel te bereiken (zie ook tip 4). Stel jezelf de vraag: Hoeveel tijd is er met een goede voorbereiding nodig om dit doel te bereiken? Hoe meer tijd je mensen geeft, des te langer het zal duren om tot resultaat te komen.

Door een overleg kort te houden, dwing je mensen om sneller tot de kern te komen. Ze zullen dan ook goed voorbereidt naar het overleg moeten komen. Er is geen tijd om het eindeloos over details en randzaken te hebben, zodat bijzaken blijven wat ze zijn, namelijk bijzaak.

Work expands so as to fill up the time available for its completion.

Parkinson’s law

Hou daarbij de vergadering zo kort mogelijk, zeker niet langer dan een uur achter elkaar. Wat hierbij kan helpen is om de vergadertafel de deur uit te doen. Uit onderzoek is gebleken dat staande meetings gemiddeld 34% korter duren, zonder dat het resultaat daaronder lijdt. Als je toch meer tijd nodig hebt, bijvoorbeeld voor een brainstorm, zorg dan voor voldoende pauzes. Zo geef je mensen de tijd om de informatie en alle indrukken te verwerken. Het is niet voor niets dat juist als je ergens niet meer middenin zit, de mooiste inzichten tot je komen.

4. Beperk het aantal betrokkenen

Eerder noemde ik het al: kijk kritisch wie je echt nodig hebt om het doel van je overleg te realiseren. Zorg dat de aanwezigen ook allemaal voldoende tijd krijgen om input te geven. De uitdaging hier is de juiste balans te vinden tussen het creëren van voldoende draagvlak en een snelle en goede besluitvorming.

Zorg dat je de belangrijkste weerstand vooraf in kaart brengt, zodat je tijdens een vergadering niet voor verassingen komt te staan.

Het belangrijkste van een vergadering is dat hij buiten de vergadering plaatsvindt.

Uit het boek “Hoe word ik een rat?”

Belangrijk om in je achterhoofd te houden is social loafing. Dit is een term uit de sociale psychologie, waarbij wordt gesteld dat wanneer de groepsgrootte toeneemt, de individuele inzet afneemt. Doordat meer mensen de verantwoordelijkheid (kunnen) dragen, voelen de individuele groepsgenoten zich minder verantwoordelijk voor het resultaat. Je herkent dit vast ook bij jezelf: wanneer je één-op-één met een collega praat dan ben je actiever betrokken dan in een overleg met nog 10 anderen.

De meer introverte collega’s zijn sowieso minder geneigd het podium te pakken, dus als je hun input wilt, laat dit hen dan vooraf weten. Hierdoor geef je ze de tijd om hun inbreng voor te bereiden en zo krijg je een completer beeld vanuit alle invalshoeken.

Nu we massaal thuiswerken en digitaal vergaderen heeft een kleinere groep nog een voordeel. De kans dat non-verbale signalen worden opgepakt is groter. We zien de non-verbale signalen van anderen al minder doordat we niet bij elkaar in een ruimte zitten en met een grote groep is het niet te doen deze signalen via je scherm voldoende op te pikken.

5. Focus op hoofdzaken en plan vooruit

Om je doel helder te krijgen (zie tip 1), is het belangrijk hoofd- en bijzaken te scheiden. Bij de start van een project of nieuwe opdracht sta je hier meestal wel bij stil, maar het gaat er juist om dit vast te houden. Met name als je op stoom komt zal je agenda zich vullen en je takenlijst met de dag groeien. Stel jezelf juist dan de vraag: wat draagt op dit moment het meest bij aan mijn doel? Het Eisenhower model kan je helpen bij het in kaart brengen van je prioriteiten.

Verlies jezelf sowieso niet in details, zoals de exacte bewoording van een intern document. Een tip die ik eens van een collega kreeg was: bedenk je wat je over 10 jaar nog weet van wat je nu doet. Door dit in mijn achterhoofd te houden kan ik vanaf een afstand kijken naar het werk waar ik op dat moment middenin zit.

What is important must never be at the mercy of what is urgent.

Stephen R. Covey

Kijk vooruit en breng de afhankelijkheden in kaart. Het afstemmen met de afdeling Legal lijkt op dit moment misschien niet het belangrijkst, maar als je ze te laat aanhaakt dan ga je geheid vertraging oplopen. Kijk dus naast de afhankelijkheden ook goed naar de doorlooptijden van de verschillende taken. Door vooruit te plannen blijf je in controle.

6. Deel kennis en lever tussentijds resultaten op

Kennis is een van de weinige dingen die groter wordt als je het deelt. Kennis delen heeft als voordeel dat door informatie te delen, je zelf ook beter begrijpt hoe het echt zit. Daarbij onthoudt je informatie ook nog eens beter.

Een prachtig voorbeeld waar dit toe kan leiden is het verhaal van Spencer Silver, een onderzoeker bij het bedrijf 3M. Hij probeerde een krachtige lijm te ontwikkelen, maar in plaats daarvan maakte hij een zwakke lijm. Dit hield hij niet voor zichzelf, maar hij deelde dit met zijn collega’s. Enkele jaren later raakte Art Fry, één van de collega’s van Silver, gefrustreerd omdat tijdens de repetities van zijn koor zijn boekenlegger steeds van zijn lessenaar af viel. Hij herinnerde zich de zwakke lijm waarover Silver hem eerder had verteld en zo is de post-it geboren.

Eén van de meest genoemde leerpunten bij verandertrajecten is “vaker communiceren”. Door je resultaten regelmatig te delen, hou je mensen op de hoogte van je ontwikkelingen. Zelf ben je uiteraard goed op de hoogte van wat er speelt, maar de valkuil is te denken dat anderen dat ook zijn. Iedereen heeft zijn eigen prioriteiten en jouw project is simpelweg niet altijd het belangrijkste voor een ander. Houdt hierbij ook in je achterhoofd dat je een boodschap 5 tot 7 keer moet herhalen voordat hij bij iedereen echt landt. Het belang van frequente oplevering van resultaten en de communicatie daarover kan dus niet genoeg benadrukt worden.

Effectief vergaderen, het nieuwe normaal

Dit artikel dient 2 doelen. Enerzijds verwacht ik dat je zelf goed nadenkt voordat je achteloos tijd van anderen claimt. Anderzijds hoop ik dat je eigen tijd bewaken beter lukt, wanneer anderen lukraak een overleg plannen.

Maak het een uitdaging zoveel mogelijk overleggen in een andere, effectievere, vorm te gieten. Kan je jouw doel bijvoorbeeld bereiken met een korte e-mail of telefoontje?

Heb je écht een overleg nodig, wie moet daar dan bij aansluiten en hoe kort moet die duren? Bereid een agenda voor en geef beknopte achtergrondinformatie om tot een goed besluit te kunnen komen.

Kijk kritisch naar de agendaverzoeken die bij je binnenkomen. Als deze niet goed voorbereid zijn, help anderen dan hierin stappen te maken. Zo wordt niet alleen hun eigen tijd, maar zeker ook die van jou, beter gebruikt. Maak effectief vergaderen de norm binnen jouw organisatie!