Virtueel werken: hoe ziet de toekomst er uit?

Corona heeft op dit moment grote impact op de manier waarop we ons werk vormgeven. Op dit moment is virtueel werken de norm, maar de grote vraag is hoe werken na Corona er uit ziet. Gaan we terug naar het oude normaal? Of blijven we voornamelijk virtueel samenwerken? De toekomst zal het uitwijzen, maar hybride werken, waarbij we het beste van online en fysiek combineren, lijkt het meest waarschijnlijk.

The best way to predict the future is to create it.

Abraham lincoln

Zelf ben ik met name benieuwd hoe hybride werken, waarbij een deel van de mensen thuis werkt en een ander deel op kantoor, er uit ziet. In deze zoektocht kwam ik een interessant model tegen dat ik graag met je deel.

---

De toekomst van virtueel werken in 1 minuut

---

Zorg voor invulling van de randvoorwaarden

Hierover zal ik kort zijn, aangezien ik hier recent een heel artikel aan gewijd heb. De 3 belangrijkste punten uit dat artikel zijn:

• Zorg voor invulling van de (technische) randvoorwaarden, van een geschikte thuiswerkplek tot de juiste software en training.
• Bereid online presentaties nog beter voor.
• Maak heldere afspraken. Dit is bij virtueel werken zelfs nóg belangrijker dan bij fysiek samenwerken. Bespreek dus wat je van elkaar mag verwachten.

De 6 niveaus van virtueel werken

Het invullen van bovenstaande randvoorwaarden zou niet heel complex moeten zijn. Ondertussen zijn we immers allemaal thuiswerkexperts. De vraag is waar je met je organisatie naartoe beweegt. Wat is dan het doel dat je nastreeft op het gebied van virtueel werken?

Enige tijd geleden kwam ik een model tegen van Matt Mullenberg, de oprichter van Automattic, onder andere bekend van WordPress. Automattic heeft ruim 1300 medewerkers in meer dan 79 landen en het bedrijf heeft geen kantoor! Het model dat ik hieronder beschrijf is dus vanuit een extreme vorm van remote werken in de praktijk ontstaan.

Het model beschrijft de 6 niveaus van virtueel werken. De figuur hieronder toont het model, waarbij ik ook heb geput uit het boek ‘Werk heeft het gebouw verlaten’ van Jitske Kramer.

Niveau 0 – Fysieke aanwezigheid vereist

Onderaan de piramide staan de beroepen waarbij remote werken simpelweg geen optie is. Als brandweerman of stukadoor werk je daar waar je nodig bent. Denk zeker niet te snel dat thuiswerken in jouw situatie niet mogelijk is. Corona heeft in veel gevallen duidelijk gemaakt dat het vaak eerder onwil dan onvermogen was om niet thuis te werken. Neem als voorbeeld lesgeven, dat blijkt uiteindelijk ook digitaal mogelijk te zijn. En ja, om thuiswerken mogelijk te maken is soms wat creativiteit nodig, maar waar een wil is, is een weg.

Als je wilt dan zoek je mogelijkheden, als je niet wilt dan zoek je een reden.

Niveau 1 – Nog niets gedaan aan online werken

Je hebt vanuit huis toegang tot je e-mail, maar dat werkt verre van optimaal. Wellicht moet je eerst verbinding maken via een trage VPN of je hebt geen toegang tot alle benodigde applicaties. Kortom, thuiswerken wordt niet gestimuleerd, maar als de nood aan de man is dan kan het.

Er kunnen binnen je bedrijf natuurlijk andere prioriteiten zijn dan het mogelijk maken van effectief thuiswerken. Mijn beeld is echter dat dit meestal te maken heeft met een gebrek aan vertrouwen vanuit de organisatie in haar medewerkers.

Niveau 2 – Online-kantoortje spelen

Op niveau 2 zijn de technische randvoorwaarden voor thuiswerken ingevuld. Het is alleen erg jammer dat de beschikbare software en mogelijkheden slechts worden ingezet om het fysieke kantoor online na te bouwen. Daarmee bedoel ik dat je nog steeds op elk moment van de dag wordt lastiggevallen door collega’s, maar nu niet meer alleen face-to-face. Nee, je collega’s hebben nu een heel arsenaal aan mogelijkheden: Teams of Slack, e-mails, bellen, Whatsappen en ga zo maar door. Los van de inproductiviteit van al deze afleiding heeft dit natuurlijk ook effect op de algemene gesteldheid en tevredenheid van werknemers.

Bij het online-kantoortje spelen worden meetings met nog meer achteloosheid en minder breaks ingepland. Handig joh, dat thuiswerken, dat scheelt weer een paar minuten tijd die normaliter tussen meetings zat. Bij de overstap van het fysieke kantoor naar digitaal samenwerken is geen enkele fysieke meeting komen te vervallen. Dat is logisch, aangezien er op zeer korte termijn veel geregeld moest worden, maar de tijd is nu wel gekomen om kritisch naar de noodzaak van alle overleggen in je agenda te kijken. Het resultaat is namelijk dat medewerkers de hele dag achter hun scherm blijven zitten en de noodzaak voelen op elk geluidssignaal of oplichtend icoon direct te reageren. Dat is op lange termijn niet vol te houden.

Het mantra op dit niveau is ook nog steeds “van 9 tot 5”, waarbij sommige organisaties zo ver gaan dat ze tracking software op je laptop of telefoon installeren voor het monitoren van je activiteit. Het mag duidelijk zijn dat dit een absolute no go is.

Niveau 3: De technische mogelijkheden benutten

Er zijn niet alleen verschillende communicatiemiddelen beschikbaar, maar ze worden ook daadwerkelijk anders ingezet. Zo reageer je eerder op een Teams bericht dan op een e-mail. Een telefoontje neem je direct op, een bericht op Yammer bekijk je wanneer dat jou uitkomt. Dit zijn natuurlijk slechts enkele voorbeelden, het belangrijkste is dat hierover heldere afspraken worden gemaakt met elkaar.

De modus van samenwerken verandert ook zichtbaar. Er wordt kritisch gekeken naar de bestaande overleggen, waarbij andere manieren van afstemming worden gezocht. Geschreven communicatie neemt een steeds belangrijkere rol in binnen de organisatie, mede doordat de tolerantie voor meetings afneemt. Daarbij wordt gelijktijdig samengewerkt in documenten, bijvoorbeeld via Google Docs of Office 365.

Het thuiswerken wordt niet langer gezien als pure noodzaak, maar als mogelijkheid. Dat zie je terug in de werkplek. In de overgang van niveau 2 naar niveau 3 wordt geïnvesteerd in bijvoorbeeld een goede bureaustoel, extra monitor of headset.

We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them.

Albert Einstein

Niveau 4 – Asynchrone samenwerking

Vanaf hier wordt het echt interessant, omdat veel heersende omgangsvormen worden losgelaten. Asynchroon werken betekend dat iedereen écht op zijn eigen gewenste tijden kan werken. Dan bedoel ik niet “ik werk vandaag van 8 tot 4”. Nee, écht werken op de tijden waarop jij het beste kan presteren. Werk je graag ‘s nachts? Veel plezier.

Zodra je deze werkwijze als organisatie effectief weet toe te passen, dan biedt dit een scala aan nieuwe mogelijkheden. Denk alleen al aan de arbeidsmarkt die je kan bereiken: tijdszones zijn niet langer een probleem, dus je kan alle talenten over de hele wereld aan je binden (taalbarrières bij bedrijven die alleen op de binnenlandse markt gericht zijn daar gelaten). Zo kan je bedrijfsvoering ook eenvoudiger 24/7 doorgaan, zonder vervelende stand-by diensten voor collega’s.

De noodzaak voor voldoende afstemming blijft natuurlijk bestaan, dus hoe ga je daar mee om? Iedereen mag immers werken wanneer hij wilt en misschien heb je zelfs te maken met collega’s in verschillende tijdszones. Hiervoor kan je een bepaald moment op de dag afspreken, waarop iedereen beschikbaar is voor afstemming of overdracht. Door dit overleg kort te houden, geef je iedereen veel flexibiliteit. Beter is het om andere manieren van communicatie te onderzoeken, zodat synchrone afstemmomenten minder vaak nodig zijn. Dit klinkt mooi, maar op dit moment weet ik ook nog niet hoe dit er exact uit zou moeten zien.

If you don’t like something, change it. If you can’t change it, change your attitude.

Maya Angelou

Niveau 5 – Nirwana

Dit niveau is in de praktijk onbereikbaar; het is de stip op de horizon om naar toe te werken. Nirwana – een belangrijk begrip in het Boeddhisme dat de hoogste staat die een mens kan bereiken, beschrijft –  betekent dat je digitale samenwerking beter verloopt dan dat fysiek ooit mogelijk zou zijn.

E-mails krijg je zelden, misschien een paar keer per maand. In plaats daarvan worden andere kanalen van communicatie ingezet. Er is tijd en aandacht voor de gezondheid en het welzijn van alle medewerkers. De grootste valkuil is, wellicht tegen je verwachting in, dat er te veel wordt overgewerkt. Veel mensen zijn grote (of zelfs eindeloze) vrijheid niet gewend, waardoor ze toch een bepaalde druk ervaren en daardoor gaan compenseren met meer uren maken.

De 6 niveaus van virtueel werken in het kort

Voordat we verder ingaan op de 6 niveaus van de piramide, hieronder een kort overzicht:

• Niveau 0 – Fysieke aanwezigheid vereist
  Thuiswerken is geen optie, omdat je werk locatie afhankelijk is.
• Niveau 1 – Nog niets gedaan aan online werken
  In geval van nood kan je thuiswerken, maar dat werkt slecht.
• Niveau 2 – Online-kantoortje spelen
  Het werk verloopt nu digitaal, maar er zijn geen verbeterslagen gemaakt.
• Niveau 3 – Technische mogelijkheden benutten
  Er zijn verschillende communicatievormen en kanalen voor verschillende doeleinden en asynchroon werken wordt mogelijk. Geschreven communicatie neemt een steeds belangrijkere rol in.
• Niveau 4 – Asynchrone samenwerking
  Het klassieke ‘van 9 tot 5’ is helemaal losgelaten en iedereen werkt op het tijdstip dat voor hem of haar optimaal is. Er zijn nog wel voldoende gezamenlijke afstemmomenten.
• Niveau 5 – Nirwana
  De stip op de horizon, waarbij je virtueel meer kan bereiken dan fysiek.

De impact van COVID-19 op het niveau van virtueel werken

Bij de start van de pandemie hebben veel bedrijven er alles aan gedaan om op niveau 2 te geraken. Deze bedrijven, die zich met veel moeite hebben weten aan te passen – vaak mede omdat ze niet op thuiswerken waren ingesteld – blijven vervolgens ook hangen in niveau 2. Hier acht ik de kans het grootst dat, zodra het weer kan, het ‘oude normaal’ weer wordt geïntroduceerd, zonder de kansen die de huidige pandemie biedt te benutten.

In the midst of chaos, there is also opportunity.

Sun Tzu

Een andere, veel kleinere categorie bedrijven, zal het zijn gelukt op niveau 3 te werken. Wellicht doordat ze dat ook al (deels) deden voor Corona. Deze bedrijven zullen langere tijd in niveau 3 blijven hangen, om de simpele reden dat de stap naar niveau 4 een veel grotere cultuurverandering vraagt. Bestaande denkbeelden moeten worden losgelaten en vervangen. Ook de organisaties die nu voorlopen ten opzichte van de massa kunnen zich dus nog niet rijk rekenen. Ook zij hebben nog een lange weg te gaan.

De diversificatie van communicatiemiddelen en kanalen en het samenwerken in documenten zijn de makkelijke stappen. Met de juiste software en een gedegen (technische) ondersteuning van medewerkers kan je grote stappen maken. Bij het vervangen van overleggen wordt het lastiger. Dit raakt namelijk aan de manier van werken die heel diep verankerd zit in de organisatie. Het is een fundamenteel andere manier van werken en denken, die veel tijd, energie en doorzettingsvermogen vergt.

Hoe kom je tot niveau 4?

Hoe hoger je in de piramide komt, des te minder tolerantie er is voor de klassieke overlegstructuur met lange ineffectieve meetings. Bij de toelichting van niveau 4 schreef ik dat ik nog niet weet hoe alternatieven voor de (vele) afstemmomenten er uit zouden moeten zien. Toch heb ik wel een paar uitgangspunten die van belang zijn om het tot niveau 4 te schoppen.

Het grootste pijnpunt: meetings

De reden dat meetings worden vervangen, is dat ze veelal niet effectief zijn. Je krijgt directe reacties, maar er is veel beïnvloeding en de meer terughoudende collega’s worden onvoldoende of niet gehoord.

Door schriftelijke communicatie belangrijker te maken bouw je een natuurlijke pauze in, waarmee je de emotie uit de boodschap kan wegfilteren. Ook verminder je hiermee de beïnvloeding en zorg je dat ieders input wordt meegewogen. Ik ben er van overtuigd dat je daarmee betere beslissingen kan nemen, waarbij je wel rekening moet houden dat de besluitvorming langer kan duren.

There is a way to do it better, find it!

Thomas Edison

Als je dan toch een meeting hebt, zorg dan dat er vooraf minimaal een agenda is en wellicht enige achtergrondinformatie. Na de meeting is er een actielijst, want als er geen acties zijn, waarom hebben jullie dan samen gezeten?

Every true decision is followed by an action.

Tony Robbins

Ga je de stap maken om meetings te vervangen door geschreven communicatie? Heel goed! Neem de volgende 3 aandachtpunten in acht, om een pingpong van reacties te voorkomen:

1. Geef voldoende achtergrondinformatie en beschrijf indien nodig ook concrete acties en de verwachte uitkomst daarvan.
2. Geef deadlines duidelijk aan.
3. Benoem de hulpbronnen voor als iemand vastloopt.

Mensen op een andere manier aansturen

Ook als je binnen je bedrijf nu al geen 9 tot 5 mentaliteit hebt, dan gaat het loslaten van ‘kantoortijden’ echt een stap verder. Als iemand liever ‘s nachts werkt, dan heeft dat impact op de werkwijze van zijn of haar team en op de organisatie als geheel. Ook het aansturen van mensen zal daarmee moeten veranderen. Aansturen op basis van input (lees: uren) gaat niet meer (voor zover dat op dit moment echt nog gedaan wordt). Dan wordt al snel gezegd dat er gestuurd moet worden op output. Maar wat houdt dat in? Moet ik meer doen dan de voorgaande week? Of is meer output dan mijn collega’s het doel? Of ga ik aan de slag en laat ik het weten zodra iets af is? Met andere woorden, wanneer is goed ook goed genoeg?

Het antwoord heb ik niet. Ik weet wel dat het belangrijkste onderliggende principe een basis van vertrouwen moet zijn. Je leidinggevende moet er op kunnen vertrouwen dat jij je best mogelijke werk levert en jij moet er vanuit kunnen gaan dat je leidinggevende achter je staat als het lastig wordt.

Focus op persoonlijk contact en bouw aan cultuur

Naarmate je als organisatie hoger in de piramide komt, wordt het bouwen aan cultuur steeds belangrijker. Als iedereen op elk moment kan werken zoals hij of zij wenst, wat is je bedrijf dan nog? Het logo, de producten en je klantenbestand zijn allemaal uitingen van je bedrijf, maar uiteindelijk is je bedrijf niets anders dan de mensen die er werken.

Eerder heb ik het belang van informeel contact bij virtueel samenwerken al toegelicht en dat is van groot belang voor het behouden van je bedrijfscultuur. Daarnaast moet je ook aan de cultuur blijven bouwen. Je kan dan alles uit de kast trekken om dit digitaal voor elkaar te boksen, maar fysiek bij elkaar komen werkt zo ontzettend veel beter. Grijp dus, zodra het weer kan, de mogelijkheid aan om samen cultuur te vormen en blijvende herinneringen te maken.

Blaas de vrijdagmiddagborrels nieuw leven in, geef een knallend bedrijfsfeest, ga een weekend weg met je afdeling of je hele bedrijf. Pak groots uit. Dit zijn de ervaringen die groepen mensen samenbrengen en waar verhalen ontstaan die nog jaren later doorverteld worden. Virtueel werken is zoveel mooier met deze herinneringen op zak.

If we are to preserve culture we must continue to create it.

Johan Huizinga